L’état des lieux numérique, photos horodatées à l’appui
Au départ et au retour, vous cochez l’usure poste par poste et vous photographiez le véhicule sous quatre angles guidés, depuis un téléphone ou une tablette. À la clôture, Rideloc archive un PDF qui met les deux états côte à côte : c’est la pièce que vous sortez quand un client conteste une rayure.
« Elle y était déjà, cette rayure »
Le litige de retour ne se gagne pas au retour. Il se gagne au départ, avec une trace datée que personne ne peut réécrire ensuite.
Parole contre parole
Sans photo datée du départ, un client de bonne foi et un loueur de bonne foi se souviennent différemment du même carénage. Sans pièce, c’est le loueur qui renonce — ou qui retient une caution qu’il ne peut pas justifier.
Les photos finissent dans une pellicule
Un saisonnier photographie avec son téléphone. En septembre, il part, et les photos avec lui. Personne ne sait relier une image à une réservation trois mois plus tard.
Le carnet papier n’est jamais là au bon moment
Écrit vite, rangé dans un classeur, illisible. Et il ne prouve rien : rien n’empêche de le compléter après coup, ce qui lui retire toute valeur en cas de contestation.
Les relevés se font de tête
Le kilométrage d’un scooter, le niveau de batterie d’un VAE : notés approximativement au départ, ils ne permettent plus de facturer une consommation ou de déclencher une révision au bon moment.
Deux passages, un document
Le même écran au départ et au retour, avec la comparaison en plus au second passage.
La checklist s’ouvre selon le matériel
Un vélo n’a pas les mêmes postes qu’un bateau. Rideloc affiche la liste correspondant au type de la catégorie, sans que vous ayez à la choisir.
Chaque poste se coche en trois états
Bon état, Usure, Dégât. Trois valeurs, pas de note sur dix : la nuance qui compte au retour, c’est ce qui a changé entre les deux passages.
Deux photos minimum, quatre angles guidés
Avant, arrière, côté gauche, côté droit. Les angles sont proposés dans cet ordre ; le minimum est de deux photos par état des lieux.
Le départ est bloqué sans état des lieux
Tant qu’aucun état des lieux de départ n’est enregistré, le véhicule ne peut pas être remis — au même titre qu’un contrat non signé ou qu’une caution absente. Un responsable peut passer outre, mais il doit écrire un motif, qui reste attaché à la réservation.
Au retour, les deux états s’affichent côte à côte
Poste par poste, photo par photo, kilométrage et batterie des deux passages. Vous chiffrez les dégâts constatés ligne par ligne.
Le PDF est archivé à la clôture
Comparaison complète, photos des deux passages, frais chiffrés et sort de la caution. Le document est stocké avec la réservation, pas dans une pellicule de téléphone.
Les détails qui font qu’un état des lieux tient
Une checklist générique ne sert à rien : le loueur la remplit une fois, puis la survole. Ce qui la rend utilisable, c’est qu’elle ne demande que ce qui existe sur le matériel devant vous.
16 types de matériel, 11 checklists
Vélo, vélo cargo, VAE, scooter, moto, trottinette, quad, voiture sans permis, jet-ski, bateau, ski, snowboard, paddle, kayak, surf, équipement. Onze listes de postes couvrent ces seize types : le VAE hérite de la liste vélo plus batterie et écran, le kayak partage celle du paddle.
Des postes qui parlent au métier
Bateau : coque et boudins, moteur et hélice, mouillage et amarres, gilets et sécurité, électronique de bord, carburant. Jet-ski : coque, turbine, coupe-circuit, gilets, carburant. Ski : semelles et carres, réglage des fixations, chaussures, bâtons, casque.
Le kilométrage ne s’affiche pas sur un vélo
Le champ n’apparaît que sur les motorisés terrestres à compteur : scooter, moto, quad, voiture sans permis. Le champ de charge batterie, lui, n’apparaît que sur les VAE et les trottinettes. Un formulaire qui demande le kilométrage d’un paddle est un formulaire que personne ne remplit.
Rien n’est perdu si le comptoir est interrompu
Chaque étape enregistre au fil de l’eau, sur la ligne de l’état des lieux du véhicule concerné. Un client qui vous coupe, un téléphone qui sonne, la tablette qui se verrouille : vous reprenez où vous en étiez.
Les photos sont reconnues par leur contenu
Le format est détecté sur les octets du fichier, jamais sur l’extension annoncée : un fichier qui prétend être une image sans en être une est refusé. Douze mégaoctets par photo au maximum, ce qui couvre un cliché de téléphone en pleine résolution.
Les photos ne sont pas publiques
Elles sont stockées dans un espace privé rattaché à votre organisation et servies uniquement après contrôle d’appartenance. Une adresse de photo devinée par un tiers ne renvoie rien.
L’état des lieux de départ voyage dans le contrat
Les vignettes du départ sont incrustées dans le PDF de contrat que le client signe. Ce n’est donc pas un document de plus à faire signer : l’état constaté fait partie de ce qui est accepté.
Un rendu raté ne bloque jamais la clôture
Si la fabrication du PDF échoue, le retour est quand même clôturé, la caution réglée, les frais enregistrés. L’incident est journalisé ; la location n’est pas prise en otage par un problème d’impression.
Un véhicule abîmé part en réparation d’un clic
Depuis la clôture, vous envoyez l’unité en maintenance. L’immobilisation est écrite dans le même espace que les réservations : elle bloque réellement les créneaux suivants au lieu d’être une simple étiquette.
Les limites, dites tout de suite
L’état des lieux numérique remplace le carnet, il ne remplace pas votre œil ni votre jugement.
Aucune détection automatique de dégât
Il n’y a ni analyse d’image, ni comparaison automatique des photos avant et après. C’est vous qui cochez, vous qui chiffrez. Rideloc horodate et archive ce que vous avez constaté.
Les checklists ne sont pas modifiables
Les postes sont fournis par type de matériel et ne se personnalisent pas depuis les réglages. Ce qui vous manque se note en commentaire libre sur l’état des lieux, pas comme un poste supplémentaire cochable.
Le PDF est produit au retour
Il n’y a pas de PDF d’état des lieux de départ servi séparément : la trace du départ vit dans le contrat signé, qui en porte les vignettes. Le document de comparaison, lui, n’a de sens qu’une fois le retour fait.
Le client ne signe pas l’état des lieux à part
Ce qu’il signe, c’est le contrat, qui embarque l’état des lieux de départ. Au retour, il n’y a pas de signature client : ce sont les photos horodatées et le motif de retenue qui font la trace.
Pas de comparaison à l’état des lieux précédent
Chaque location compare son propre départ à son propre retour. Une usure signalée à la location précédente n’est pas reportée automatiquement sur la suivante : c’est à vous de traiter le véhicule entre les deux.
Aucune valeur juridique n’est garantie
Rideloc produit une pièce datée, complète et cohérente — photos, postes, relevés, motif chiffré. Ce qu’un juge ou un service de médiation en fera dépend de votre dossier, pas de notre logiciel. Nous n’en promettons rien.
Ce que les loueurs nous demandent
Faut-il une tablette pour faire les états des lieux ?
Non. Tout se fait dans le navigateur, donc sur le téléphone que vous avez déjà en poche, sur une tablette ou sur l’ordinateur du comptoir. Il n’y a aucune application à installer. En pratique, un téléphone suffit pour les photos et une tablette est plus confortable pour cocher les postes devant le client.
Peut-on remettre un véhicule sans avoir fait l’état des lieux ?
Pas normalement. L’absence d’état des lieux de départ bloque la remise du véhicule, au même titre qu’un contrat non signé, qu’une caution non réglée ou qu’un permis manquant sur un deux-roues motorisé. Un responsable peut lever le blocage, mais il doit saisir un motif d’au moins trois caractères, qui est horodaté et conservé avec la réservation.
Combien de photos faut-il prendre ?
Deux au minimum, et quatre angles vous sont proposés : avant, arrière, côté gauche, côté droit. Rien ne vous empêche d’en ajouter : un gros plan sur une jante déjà marquée ou sur un carénage rayé au départ est exactement ce qui évite la discussion au retour. Les photos supprimées avant la clôture le sont réellement, fichier compris.
Que contient le PDF d’état des lieux archivé ?
Vos coordonnées d’émetteur, la référence et la période de la location, le nom du locataire, puis pour chaque véhicule : les postes cochés au départ et au retour l’un en face de l’autre, les kilométrages et niveaux de batterie des deux passages, les photos des deux passages, et vos remarques. En pied, les frais chiffrés au retour et ce qu’il est advenu de la caution.
Et si je loue du matériel qui n’est dans aucune catégorie ?
Il existe un type « équipement » avec une checklist volontairement courte : état général et accessoires fournis. C’est le repli pour du matériel qui n’entre dans aucune des quinze autres familles. Vous gardez les photos, les commentaires libres et la comparaison départ/retour, mais pas de postes spécialisés.
Les briques qui travaillent avec celle-ci
Le même moteur sert la réservation, le comptoir, la caution et la facture : une donnée saisie une fois circule jusqu’au document final.
Caution en ligne
Les dégâts chiffrés au retour alimentent directement la retenue sur caution, avec leur motif.
Contrat et signature
Les vignettes de l’état des lieux de départ sont incrustées dans le contrat que le client signe.
Location de vélos et VAE
Charge batterie au départ et au retour, postes de contrôle propres aux cycles.
Faites un état des lieux sur votre propre matériel
Créez votre compte, ajoutez un véhicule, ouvrez l’écran de départ : 14 jours d’essai, sans carte bancaire.
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