L’état des lieux numérique, photos horodatées à l’appui
Au départ et au retour, vous cochez l’usure poste par poste et vous photographiez le véhicule sous les quatre angles rappelés à l’écran, depuis un téléphone ou une tablette. À la clôture, Rideloc archive un PDF qui met les deux états côte à côte : c’est la pièce que vous sortez quand un client conteste une rayure.
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« Elle y était déjà, cette rayure »
Le litige de retour ne se gagne pas au retour. Il se gagne au départ, avec une trace datée que personne ne peut réécrire ensuite.
Parole contre parole
Sans photo datée du départ, un client de bonne foi et un loueur de bonne foi se souviennent différemment du même carénage. Sans pièce, c’est le loueur qui renonce — ou qui retient une caution qu’il ne peut pas justifier.
Les photos finissent dans une pellicule
Un saisonnier photographie avec son téléphone. En septembre, il part, et les photos avec lui. Personne ne sait relier une image à une réservation trois mois plus tard.
Le carnet papier n’est jamais là au bon moment
Écrit vite, rangé dans un classeur, illisible. Et il ne prouve rien : rien n’empêche de le compléter après coup, ce qui lui retire toute valeur en cas de contestation.
Les relevés se font de tête
Le kilométrage d’un scooter, le niveau de batterie d’un VAE : notés approximativement au départ, ils ne permettent plus de facturer une consommation ou de déclencher une révision au bon moment.
Deux passages, un document
Le même écran au départ et au retour, avec la comparaison en plus au second passage.
La checklist s’ouvre selon le matériel
Un vélo n’a pas les mêmes postes qu’un bateau. Rideloc affiche la liste correspondant au type de la catégorie, sans que vous ayez à la choisir.
Chaque poste se coche en trois états
Bon état, Usure, Dégât. Trois valeurs, pas de note sur dix : la nuance qui compte au retour, c’est ce qui a changé entre les deux passages. Rien à signaler ? « Tout est OK » remplit d’un geste les cases encore vides, pour tous les véhicules de la réservation, sauf le niveau de carburant, qui se note à la main.
Quatre angles rappelés, deux photos conseillées
Avant, arrière, côté gauche, côté droit : les quatre angles sont rappelés à l’écran, et l’application compte vos photos jusqu’aux deux conseillées. Rien ne vous empêche d’en prendre davantage, et une photo supprimée avant la clôture l’est réellement, fichier compris.
Un état des lieux par véhicule, ou pas de départ
Tant que chaque véhicule de la réservation n’a pas son état des lieux de départ — casques et accessoires exceptés —, la remise est bloquée, au même titre qu’un contrat non signé ou qu’une caution absente. L’écran dit lesquels manquent. Un responsable peut passer outre, mais il doit écrire un motif, qui reste attaché à la réservation.
Au retour, les deux états s’affichent côte à côte
Poste par poste, photo par photo, kilométrage et batterie des deux passages. Vous chiffrez les dégâts constatés ligne par ligne, sur le véhicule concerné, pièce et main-d’œuvre distinguées, avec la source du prix.
Le PDF est archivé à la clôture
Comparaison complète, photos des deux passages, dégâts détaillés — brut, franchise, garantie, retenu — et sort de la caution. Le document est stocké avec la réservation, pas dans une pellicule de téléphone. L’écran de clôture fait ensuite le bilan, sujet par sujet : véhicule disponible ou envoyé en maintenance, caution libérée ou retenue, frais de retard, facture, et ce qui reste à faire.
Les détails qui font qu’un état des lieux tient
Une checklist générique ne sert à rien : le loueur la remplit une fois, puis la survole. Ce qui la rend utilisable, c’est qu’elle ne demande que ce qui existe sur le matériel devant vous.
16 types de matériel, 11 checklists
Vélo, vélo cargo, VAE, scooter, moto, trottinette, quad, voiture sans permis, jet-ski, bateau, ski, snowboard, paddle, kayak, canoë, pédalo, surf, équipement. Treize listes de postes couvrent ces dix-huit types : le VAE hérite de la liste vélo plus batterie et écran, le kayak partage celle du paddle.
Des postes qui parlent au métier
Bateau : coque et boudins, moteur et hélice, mouillage et amarres, gilets et sécurité, électronique de bord, carburant. Jet-ski : coque, turbine, coupe-circuit, gilets, carburant. Ski : semelles et carres, réglage des fixations, chaussures, bâtons, casque.
Pagaies, gilets, bidons : cochés au départ, recochés au retour
Chaque catégorie porte sa liste de matériel remis, préremplie pour le canoë, le kayak, le paddle et le pédalo. Au départ, « Tout remis » la coche d’un geste ; au retour, seul ce qui est parti est redemandé, et ce qui manque s’écrit « Non rendu ». Le facturer reste votre geste : une ligne de dégât à l’étape des frais.
Le kilométrage ne s’affiche pas sur un vélo
Le champ n’apparaît que sur les motorisés terrestres à compteur : scooter, moto, quad, voiture sans permis. Le champ de charge batterie, lui, n’apparaît que sur les VAE et les trottinettes. Un formulaire qui demande le kilométrage d’un paddle est un formulaire que personne ne remplit.
Rien n’est perdu quand le réseau tombe
Cases, kilométrage, batterie, remarques et photos s’écrivent d’abord dans le téléphone, puis partent une à une. Sans réseau, un bandeau le dit et compte les saisies qui attendent ; elles partent seules au retour du réseau, même après un rechargement de la page. Rien n’est dit « enregistré » avant la réponse du serveur.
La remise du véhicule se note aussi sans réseau
Quand le contrat, la caution et le permis sont prêts, la remise se note sur le téléphone avec son heure, puis part au retour du réseau. Tous les contrôles sont refaits à réception ; si la remise est refusée, une alerte le dit en tête des écrans, planning excepté, avec le lien vers la réservation pour la régulariser.
Deux appareils, aucune case écrasée
Si un collègue a noté une case autrement sur un autre appareil entre-temps, rien n’est écrasé : l’écran montre les deux valeurs, et vous choisissez celle qui est juste ; au retour, cet appareil ne clôture pas avant ce choix.
Les photos sont réduites dans le téléphone
Avant d’être gardées et envoyées, les photos lourdes sont ramenées à 1 600 pixels au plus sur le côté long, en JPEG : elles partent vite sur un réseau faible et tiennent dans le stockage du téléphone. Elles en sont effacées une fois enregistrées.
Les photos sont reconnues par leur contenu
Le format est détecté sur les octets du fichier, jamais sur l’extension annoncée : un fichier qui prétend être une image sans en être une est refusé. Douze mégaoctets par photo au maximum, ce qui couvre un cliché de téléphone en pleine résolution.
Les photos ne sont pas publiques
Elles sont stockées dans un espace privé rattaché à votre organisation et servies uniquement après contrôle d’appartenance. Une adresse de photo devinée par un tiers ne renvoie rien.
L’état des lieux de départ voyage dans le contrat
Quand le contrat se signe au comptoir, après l’état des lieux, les vignettes du départ — jusqu’à quatre par véhicule, parmi les photos déjà enregistrées — sont incrustées dans le PDF qu’il signe. Ce n’est donc pas un document de plus à faire signer : l’état constaté fait partie de ce qui est accepté. Une photo encore gardée sur le téléphone quand le contrat est préparé n’y figure pas ; elle rejoint la réservation et le PDF de clôture.
Un rendu raté ne bloque jamais la clôture
Si la fabrication du PDF échoue, le retour est quand même clôturé, la caution réglée, les frais enregistrés. L’incident est journalisé ; la location n’est pas prise en otage par un problème d’impression.
Un véhicule abîmé part en réparation d’un clic
Depuis la clôture, vous envoyez l’unité en maintenance. L’immobilisation est écrite dans le même espace que les réservations : elle bloque réellement les créneaux suivants au lieu d’être une simple étiquette.
Une étiquette QR par véhicule
Depuis Parc → Étiquettes, vous imprimez une planche A4 de toutes les étiquettes du parc en service, filtrée par agence si besoin, ou une seule depuis la fiche véhicule. Scannée, l’étiquette ouvre une page d’aide à votre nom : votre client y appelle l’agence ou signale un problème. Votre équipe, déjà connectée sur rideloc.fr, arrive directement sur la fiche du véhicule ; sur votre propre domaine, ou sans connexion, elle y touche « Je fais partie de l’équipe ». Son panneau « Aujourd’hui » propose l’état des lieux de départ ou de retour, ce véhicule en tête de liste, marqué « Véhicule scanné ».
Engins de chantier : le compteur d’heures
Pour une entreprise réglée sur Engins et matériel de chantier, le compteur d’heures de l’engin se relève à l’état des lieux de départ et de retour, comme le kilométrage, et figure sur l’état des lieux et sur le contrat. Au retour, Rideloc refuse un compteur inférieur à celui du départ, ou qui compte plus d’heures que le temps écoulé depuis la remise. La liste de postes d’un engin est la liste générique : état général et accessoires fournis.
Les limites, dites tout de suite
L’état des lieux numérique remplace le carnet, il ne remplace pas votre œil ni votre jugement.
Aucune détection automatique de dégât
Il n’y a ni analyse d’image, ni comparaison automatique des photos avant et après. C’est vous qui cochez, vous qui chiffrez. Rideloc horodate et archive ce que vous avez constaté.
Les checklists ne sont pas modifiables
Les postes sont fournis par type de matériel et ne se personnalisent pas depuis les réglages. Ce qui vous manque se note en commentaire libre sur l’état des lieux, pas comme un poste supplémentaire cochable.
Le PDF est produit au retour
Il n’y a pas de PDF d’état des lieux de départ servi séparément : la trace du départ vit dans la réservation, et dans le contrat quand il se signe au comptoir après l’état des lieux. Le document de comparaison, lui, n’a de sens qu’une fois le retour fait.
Le client ne signe pas l’état des lieux à part
Ce qu’il signe, c’est le contrat : signé au comptoir après l’état des lieux, il en porte les vignettes ; signé en ligne juste après le paiement, il ne les porte pas, et la trace du départ reste dans la réservation. Au retour, il n’y a pas de signature client : ce sont les photos horodatées et le motif de retenue qui font la trace.
Le dernier retour est rappelé, pas reporté
Chaque location compare son propre départ à son propre retour. Au départ suivant, un poste signalé « Usure » ou « Dégât » au dernier retour est rappelé sous sa case. « Tout est OK » ne le remplit pas : c’est à vous de le vérifier et de le noter, rien n’est reporté d’office.
Sans réseau, seul le terrain continue
La caution, l’encaissement, le lien de paiement et la clôture du retour restent grisés sans réseau, avec la raison ; la signature du contrat et la création d’une réservation demandent aussi le réseau. Rideloc ne s’ouvre pas sans réseau : ouvrez l’écran de départ ou de retour avant la zone blanche. En navigation privée, la saisie disparaît à la fermeture de la fenêtre privée. Quand le navigateur refuse de la garder, l’écran écrit « dans cet onglet », et elle ne survit alors ni à un rechargement ni à la fermeture de l’onglet.
Aucune valeur juridique n’est garantie
Rideloc produit une pièce datée, complète et cohérente — photos, postes, relevés, motif chiffré. Ce qu’un juge ou un service de médiation en fera dépend de votre dossier, pas de notre logiciel. Nous n’en promettons rien.
Ce que les loueurs nous demandent
Faut-il une tablette pour faire les états des lieux ?
Non. Tout se fait dans le navigateur, donc sur le téléphone que vous avez déjà en poche, sur une tablette ou sur l’ordinateur du comptoir. Il n’y a aucune application à installer. En pratique, un téléphone suffit pour les photos et une tablette est plus confortable pour cocher les postes devant le client.
Peut-on remettre un véhicule sans avoir fait l’état des lieux ?
Pas normalement. Chaque véhicule de la réservation doit avoir son état des lieux de départ — casques et accessoires exceptés —, au même titre qu’un contrat signé, qu’une caution réglée ou qu’un permis valide sur un deux-roues motorisé. Quand rien n’est abîmé, « Tout est OK » remplit d’un geste les cases vides de tous les véhicules, sauf le niveau de carburant. Un responsable peut lever le blocage, mais il doit saisir un motif d’au moins trois caractères, horodaté et conservé avec la réservation.
Peut-on faire l’état des lieux sans réseau ?
Oui, si l’écran de départ ou de retour est ouvert avant la coupure. Cases, relevés, remarques, photos et remise du véhicule restent sur le téléphone ou la tablette, et partent seuls au retour du réseau, même après un rechargement de la page. Les dégâts chiffrés au retour y restent aussi, jusqu’à la clôture. Un bandeau dit combien de saisies attendent. La caution, l’encaissement, la signature et la clôture du retour, eux, demandent le réseau.
Que contient le PDF d’état des lieux archivé ?
Vos coordonnées d’émetteur, la référence et la période de la location, le nom du locataire, puis pour chaque véhicule : les postes cochés au départ et au retour l’un en face de l’autre, les kilométrages et niveaux de batterie des deux passages, les photos des deux passages, et vos remarques. En pied, les frais chiffrés au retour et ce qu’il est advenu de la caution.
Et si je loue du matériel qui n’est dans aucune catégorie ?
Il existe un type « équipement » avec une checklist volontairement courte : état général et accessoires fournis. C’est le repli pour du matériel qui n’entre dans aucune des quinze autres familles. Vous gardez les photos, les commentaires libres et la comparaison départ/retour, mais pas de postes spécialisés.
Peut-on identifier chaque véhicule par un QR code ?
Oui. Depuis Parc → Étiquettes, vous imprimez une étiquette par véhicule — identifiant interne, catégorie, numéro de série s’il existe, votre nom. Scannée avec l’appareil photo d’un téléphone, elle ouvre une page d’aide à votre nom, où votre client appelle l’agence ou signale un problème. Votre équipe y ouvre la fiche du véhicule, après connexion si besoin, avec un raccourci vers son état des lieux. Le client ne fait pas l’état des lieux : ce travail reste le vôtre au départ et au retour.
Les briques qui travaillent avec celle-ci
Le même moteur sert la réservation, le comptoir, la caution et la facture : une donnée saisie une fois circule jusqu’au document final.
Caution en ligne
Les dégâts chiffrés au retour alimentent directement la retenue sur caution, avec leur motif.
Contrat et signature
Signé au comptoir après l’état des lieux, le contrat porte les vignettes du départ.
Justifier une retenue sur caution
La photo horodatée est la pièce que la banque demande quand le client conteste.
État des lieux sans réseau
Plage, ponton, parking souterrain : ce qui fait une preuve quand le réseau manque, et ce qui doit attendre son retour.
Faites un état des lieux sur votre propre matériel
Créez votre compte, ajoutez un véhicule, ouvrez l’écran de départ : 30 jours d’essai, sans carte bancaire.
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