Le planning de location, par véhicule ou par réservation
Jour, semaine et mois : un couloir par unité, un bloc par location. Et pour les grosses flottes, un agenda : la journée du comptoir, une ligne par réservation même quand elle part et revient le jour même, avec le nombre de véhicules par catégorie, la livraison et ce qui reste à encaisser. Le planning se rafraîchit tout seul toutes les 30 secondes, parce qu’entre la boutique en ligne et plusieurs comptoirs, une vue figée est fausse en quelques minutes.
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Le tableur partagé et l’agenda mural
Le premier concurrent d’un logiciel de location n’est pas un autre logiciel : c’est un fichier Excel ouvert par trois personnes, doublé d’un cahier au mur.
Deux personnes écrivent en même temps
Une ligne saute, une colonne se décale, une réservation disparaît. Personne ne s’en aperçoit avant le jour du départ, quand le client se présente et que le véhicule est déjà dehors.
Le cahier n’est lisible que sur place
Un loueur en déplacement, un saisonnier à la seconde agence, un appel le dimanche : impossible de répondre sans être physiquement devant le mur.
« Est-ce que le 12 est rentré ? »
La question revient dix fois par jour. Sans statut par location, il faut aller voir dans la cour ou appeler quelqu’un — et pendant ce temps, le client attend.
Le temps de nettoyage n’est jamais compté
Un retour à 12 h et un départ à 12 h, sur le même scooter. Sur le papier, ça passe. Dans la réalité, il faut le laver, le recharger, vérifier les freins — et vous prenez du retard toute la journée.
Quatre vues, un seul geste
Le planning est la page qu’on garde ouverte toute la journée. Elle doit répondre sans qu’on ait à la configurer chaque matin.
Vue Jour, calée sur vos horaires
La fenêtre affichée s’ajuste aux heures d’ouverture de l’agence, avec une heure de marge avant et après. Un jour de fermeture, ou une agence sans horaires renseignés, retombe sur une plage de 8 h à 20 h — pour ne pas masquer une location déjà dehors.
Vue Semaine, du lundi au dimanche
Sept jours, une ligne par unité, les blocs à leur place réelle. C’est la vue de travail : elle montre les trous exploitables entre deux locations.
Vue Agenda, par réservation
Une ligne par réservation, même pour un aller-retour dans la journée : elle se range à l’heure de son départ, puis à celle de son retour une fois partie. Sur la ligne : les heures, le client, sa référence, le nombre de véhicules par catégorie (« 15 véhicules : 12 VAE · 3 Vélo de ville »), les équipements et options, la livraison ou la récupération avec l’adresse, l’état (à valider, départ non enregistré, partie, en retard…), le paiement (payée, acompte versé, à encaisser, ou « Réglée par Viator » quand la plateforme a encaissé), la source devant le nom (un carré de sa couleur, puis « Viator BR-… ») et la note épinglée de l’équipe. Les réservations d’une même heure sont réunies sous le total à préparer. Sur tablette et ordinateur, un bouton « Départ » ou « Retour » ouvre l’assistant sans passer par la fiche ; sur téléphone, la ligne ouvre la réservation. Une recherche (touche / sur ordinateur) retrouve un client, une référence ou une adresse, et des filtres gardés sur l’appareil n’affichent que les départs, les retours, les livraisons ou une catégorie. En tête, la synthèse de la journée ; aujourd’hui, les retours en retard d’abord ; les réservations rendues ou non venues se replient en bas.
Vue Mois, la charge par catégorie
Pour chaque catégorie et chaque jour du mois, le nombre d’unités occupées rapporté au nombre d’unités en service. C’est la vue qui dit s’il faut louer un véhicule de renfort le 15 août.
Chaque bloc porte son état
Panier, à valider, confirmée, en cours, terminée, annulée, absent, expiré. Distingués par un fond, un liseré et un libellé écrit — jamais par une couleur seule. « Colorer par » passe la grille en couleurs de paiement (payée, acompte, à encaisser) ou de source (Viator, GetYourGuide, téléphone…), choix gardé sur l’appareil ; le rouge reste réservé au retard, et une livraison porte un camion.
On déplace en glissant
Changer d’heure, changer de véhicule : le bloc se déplace. Le serveur, lui, revalide le créneau et le véhicule cible ; le prix vendu reste celui de la réservation, sauf si vous demandez de le recalculer.
La vue se remet à jour seule
Toutes les 30 secondes, sauf pendant un glisser ou quand une fiche est ouverte : le planning ne vous claque jamais un rafraîchissement au milieu d’un geste.
Ce qui empêche un planning de mentir
Un planning qui affiche autre chose que la réalité de la base est pire qu’une feuille de papier : on lui fait confiance.
Le déplacement est revalidé par la base
Le nouveau créneau repasse par la même contrainte d’exclusion que les réservations en ligne, dans la transaction. Si quelqu’un a pris la place entre votre geste et l’enregistrement, le déplacement est refusé et le planning se rafraîchit.
Le prix vendu est gardé au déplacement
Déplacer une réservation ne change ni son prix, ni ses options, ni sa remise. Quand les dates d’une réservation confirmée changent, la fenêtre de confirmation le dit et propose « Recalculer au tarif des nouvelles dates », qui rejoue la grille — saison, week-end, palier de durée, options si la durée facturée change. Après un recalcul, le message qui l’annonce reste affiché jusqu’à ce que vous le fermiez : son bouton « Annuler » rétablit le prix d’avant à l’identique, dans les 24 heures et tant que la réservation n’a pas changé ; le recalcul est refusé une fois la facture définitive émise.
Tout ne se déplace pas
Seules les réservations confirmées et les paniers bougent. Une location déjà partie, terminée, annulée ou en absence ne se déplace pas au glisser : ces états décrivent un fait, pas une intention.
Une demande à valider est verrouillée
Son paiement est déjà autorisé pour le montant et le créneau demandés : vous tranchez d’abord. Le message le dit explicitement : acceptez ou refusez la demande, puis déplacez-la.
Changer de véhicule a des règles
La cible doit être de la même catégorie, à la même agence, en service et disponible. Le libellé de la ligne suit le nouveau véhicule ; le reste de la réservation ne bouge pas. Pour une autre catégorie, le planning renvoie une réservation confirmée vers sa fiche.
Véhicules, catégorie et options se changent sur la fiche
Sur une réservation confirmée, « Véhicules, options et prix » ajoute ou retire un véhicule, un équipement ou une option. La même fenêtre fait passer un vélo dans une autre catégorie, d’un VTC à un VTT par exemple. Rideloc prend la meilleure unité libre sur les dates, avec le même contrôle de disponibilité qu’à la réservation.
Seules les lignes touchées changent de prix
Une ligne inchangée garde son prix vendu ; une ligne ajoutée ou changée prend votre tarif du jour pour les dates de la réservation. Un code promo en pourcentage se recalcule, un total ajusté à la main garde son geste commercial, et la caution est recalculée, avec la garantie, le plafond par réservation et la réduction déjà accordés.
La fenêtre chiffre avant d’enregistrer
Rien n’est écrit avant « Enregistrer les changements ». La fenêtre montre d’abord l’ancien et le nouveau total, la caution avant et après, le complément à demander ou le trop-perçu, et si le contrat est à refaire signer. Envoyée deux fois, la même modification ne s’applique qu’une fois.
Après l’enregistrement, la suite en un geste
Un complément s’encaisse ou part en lien de paiement depuis la fenêtre ; un trop-perçu, elle dit où le rembourser. Avant le départ, un contrat déjà signé est gardé en copie, et le nouveau se signe au départ ou par lien. La fiche garde l’historique daté de chaque modification, avec son auteur.
Les consignes de l’équipe suivent la réservation
Sur la fiche, chacun écrit des notes courtes, signées et datées : « Arrivent à 9 h 15, deux sièges enfant ». Une note épinglée s’affiche dans la bulle de la réservation sur la grille, sur sa ligne de la vue Agenda, en tête de l’écran de départ et de retour, et sous sa ligne dans les départs et retours du jour de l’accueil. Elle n’est jamais imprimée ni envoyée au client.
Le temps de rotation est dessiné à part
Le bloc distingue la location réelle du délai de nettoyage ajouté en fin de créneau. Vous voyez donc à la fois ce que le client a réservé et ce qui est réellement immobilisé.
La maintenance occupe vraiment le créneau
Une immobilisation est rendue hachurée et vit dans le même espace d’occupation que les réservations : elle bloque réellement les créneaux, en ligne comme au comptoir. Ce n’est pas une étiquette décorative.
Un véhicule en réparation reste visible
Il ne disparaît pas de la grille : sa ligne demeure, avec son immobilisation. Un parc dont les véhicules s’évaporent quand ils sont en panne devient impossible à lire.
Un panier affiche son compte à rebours
Un client qui finalise sa réservation en ligne bloque ses véhicules dès qu’il a donné ses coordonnées : son panier montre le temps qu’il lui reste avant expiration. Vous savez si le créneau est réellement pris ou s’il va se libérer dans huit minutes.
Fuseau Europe/Paris, changements d’heure inclus
Les journées sont ancrées sur des dates murales, pas sur des décalages fixes. Le dernier dimanche de mars et celui d’octobre ne décalent pas la grille d’une heure.
Une seule requête d’occupation par vue
Le chargement ne multiplie pas les allers-retours en base : les segments de la période sont lus en une fois, enrichis, puis regroupés en mémoire. La page reste vive avec un gros parc.
Multi-agences, sans mélanger les parcs
Vue globale : une section par agence. Vue ciblée : une seule agence, sélectionnée une fois pour toute la session. Un véhicule transféré change de section au check-in réel, pas à la promesse de transfert.
Engins de chantier : une location sans date de fin
Pour une entreprise réglée sur Engins et matériel de chantier, une case « Sans date de fin » remplace la date de retour au comptoir : l’engin reste bloqué tant que la location n’est pas terminée, il n’est plus proposé ni au comptoir ni en ligne, et sa barre court jusqu’au bord droit du planning.
Les limites, dites tout de suite
« Temps réel » est un mot que tout le monde emploie. Voici ce qu’il veut dire ici, exactement.
C’est un rappel, pas une notification poussée
La page se recharge d’elle-même toutes les 30 secondes. Un changement fait sur un autre poste peut donc mettre jusqu’à une demi-minute à apparaître. Ce qui est garanti en temps réel, c’est le refus des conflits — pas la fraîcheur de l’affichage.
Aucune synchronisation d’agenda
Ni export iCal, ni lien vers Google Agenda ou Outlook. Le planning se consulte dans Rideloc, et nulle part ailleurs.
Pas de planning du personnel
Les couloirs sont des véhicules, pas des personnes. Il n’y a ni affectation d’agent, ni gestion d’équipes, ni feuille d’heures.
Le déplacement ne franchit ni catégorie ni agence
Passer un client d’un VTT à un VAE ne se fait pas au glisser : c’est un changement de prix et de caution, qui se fait sur la fiche, avec « Véhicules, options et prix ». Changer d’agence ne se fait ni au glisser ni sur la fiche : il faut une nouvelle réservation.
Une fois partis, les véhicules ne changent plus
Pendant la location, seuls les options (garanties exceptées) et les prix se modifient : un véhicule de plus se loue sur une nouvelle réservation. Après la clôture, rien ne se modifie : un montant facturé se réduit par un avoir, un oubli se facture sur une nouvelle réservation.
Packs, unités inspectées et demandes à valider restent en l’état
Un pack ne s’ajoute ni ne se retire, et une unité dont l’état des lieux est déjà fait reste sur la réservation. Une demande à valider s’accepte d’abord ; une réservation reprise de votre ancien logiciel garde ses lignes.
Une modification ne part pas toute seule chez le client
Il n’est pas prévenu automatiquement, et rien ne lui est encaissé ni remboursé sans votre geste. Une caution déjà bloquée, ou une empreinte déjà donnée, ne s’augmente pas : la fiche dit ce qu’elle couvre encore.
L’agenda se lit, il ne se déplace pas
Il liste les rendez-vous d’une journée à la fois, sans vue semaine par réservation, sans glisser ni changement de véhicule : on ouvre la réservation d’un clic, et l’attribution vélo par vélo reste le travail de la grille et du départ.
Une note ne prévient personne
Ni mention, ni notification : une note attend qu’on ouvre la réservation, le départ, l’accueil ou le planning.
La vue Mois est une charge, pas un détail
Elle donne le nombre d’unités occupées par catégorie et par jour. Pour savoir laquelle, il faut passer en vue Semaine ou Jour.
Pas d’impression du planning
Il n’y a pas d’export PDF ni de mise en page d’impression de la grille. La feuille de route du jour se lit à l’écran.
Ce que les loueurs nous demandent
Qu’est-ce qui est « temps réel » exactement ?
Deux choses différentes. La cohérence est immédiate : un créneau pris est refusé aux autres à l’instant même, par la base de données — c’est ce qui rend la double réservation impossible. L’affichage, lui, se met à jour par un rappel automatique toutes les 30 secondes, suspendu pendant un glisser ou quand une fiche est ouverte pour ne pas vous couper dans un geste. Vous pouvez donc voir une information vieille de quelques secondes, mais jamais valider un conflit.
Puis-je déplacer une réservation d’un simple glisser ?
Oui, pour les réservations confirmées et les paniers. Le serveur revalide le créneau par la contrainte d’exclusion, et le prix vendu reste celui de la réservation. Quand les dates d’une réservation confirmée changent, la fenêtre de confirmation propose « Recalculer au tarif des nouvelles dates », décochée d’office : cochée, le prix rejoue la grille du nouveau moment, et le bouton « Annuler » du message qui suit rétablit l’ancien, dans les 24 heures. Si le créneau a été pris entre-temps, le déplacement est refusé avec un message clair et le planning se rafraîchit. Une location déjà partie ne se déplace pas.
Peut-on changer de catégorie ou ajouter un vélo après la réservation ?
Oui, sur la fiche d’une réservation confirmée, avec « Véhicules, options et prix » : ajouter ou retirer un véhicule, un équipement ou une option, ou passer un vélo d’un VTC à un VTT. Rideloc vérifie que l’unité est libre sur les dates, puis montre avant d’enregistrer l’ancien et le nouveau total, la caution, et ce que le client doit encore ou a payé en trop. Une ligne inchangée garde son prix ; une ligne ajoutée prend votre tarif du jour. Avant le départ, un contrat déjà signé est gardé en copie, et un nouveau est à faire signer. Pendant la location, seuls les options et les prix changent, et le client n’est pas prévenu automatiquement.
Comment le planning gère-t-il plusieurs agences ?
En vue globale, une section par agence, avec ses catégories et ses véhicules. Vous pouvez aussi choisir une agence unique : la sélection est mémorisée et vaut pour tout votre travail, pas seulement pour le planning. Un véhicule transféré ne change de section qu’au moment où il est réellement réceptionné à l’arrivée, pour ne pas laisser croire à du stock disponible là où il n’est pas encore. Hors planning, l’écran Catégories donne la même photographie du parc, site par site, sans passer par une date.
Le temps de nettoyage entre deux locations est-il pris en compte ?
Oui. Chaque catégorie porte son propre délai de rotation, ajouté à la fin du créneau occupé. Un jet-ski rendu à midi avec soixante minutes de rotation n’est proposé qu’à partir de treize heures, en ligne comme au comptoir. Sur le planning, ce délai est dessiné à part de la location réelle : vous distinguez ce que le client a réservé de ce qui est réellement immobilisé.
Comment lire sa journée avec deux cents véhicules ?
Avec la vue Agenda. Au lieu d’une ligne par véhicule, elle donne une ligne par réservation pour la journée choisie, même quand la réservation part et revient le jour même : les heures, le client, le nombre de véhicules par catégorie, les équipements et options, la livraison, l’état, le paiement et la source (Viator, GetYourGuide, téléphone…, avec sa couleur et sa référence). Les réservations d’une même heure sont réunies sous le nombre de véhicules à sortir. La synthèse en tête dit combien de réservations et de véhicules partent et reviennent, combien de livraisons sont à faire, combien de demandes attendent votre accord et combien de retours sont en retard. La recherche retrouve un client en quelques lettres, les filtres isolent les départs, les retours ou les livraisons. On change de jour avec des flèches, et la dernière vue choisie reste celle qui s’ouvre.
Que voit-on d’un coup d’œil sur un bloc ?
L’état de la réservation — panier, à valider, confirmée, en cours, terminée, annulée, absent, expiré —, sa référence et le nom du client. L’état est signalé par un fond, un liseré de gauche et un libellé écrit, jamais par une couleur seule : un planning lu par quelqu’un qui distingue mal les teintes doit rester lisible. Les immobilisations de maintenance sont hachurées, avec le motif. « Colorer par » change la teinte des blocs : par statut, par paiement (payée, acompte versé, à encaisser) ou par source, chaque source ayant la couleur choisie dans Réglages › Sources ; la légende ne liste que les sources présentes à l’écran. La source, le paiement et la livraison restent écrits dans le détail du bloc, et un retour en retard garde un liseré rouge. Le thème Engins et matériel de chantier garde ses couleurs par statut.
Où noter une consigne pour qu’elle soit vue le jour du départ ?
Sur la réservation elle-même, dans « Notes de l’équipe », en cochant « Épingler ». La note s’affiche alors dans la bulle de la réservation sur la grille du planning, sur sa ligne de la vue Agenda, en tête de l’écran de départ et de celui de retour, et sous la ligne de la réservation dans les départs et retours du jour de l’accueil. Toute l’équipe peut écrire et épingler ; seuls l’auteur, le gérant et un manager modifient ou suppriment une note. Elle n’apparaît jamais sur le contrat, la facture ni un e-mail au client.
Les briques qui travaillent avec celle-ci
Le même moteur sert la réservation, le comptoir, la caution et la facture : une donnée saisie une fois circule jusqu’au document final.
Réservation en ligne
Les réservations en ligne tombent dans le planning sur la ligne du véhicule affecté.
Facturation
La clôture du retour déclenche la facture de solde, acomptes déduits.
Loueurs saisonniers
Vue mois et charge par catégorie : la question centrale quand la saison dure huit semaines.
Transmettre les consignes d’un client
Où écrire « arrivent à 9 h 15 » pour que le collègue du lendemain le lise, et ce que le RGPD permet d’y mettre.
Modifier une réservation déjà payée
Un autre vélo, un casque de plus : le prix, le complément, la caution, le contrat et la facture.
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