Le logiciel pour gérer votre location de vélos et VAE

Il n’existe aucun barème légal : la caution se cale sur la valeur de remplacement du vélo. À titre indicatif, on constate le plus souvent de 300 à 1 500 € en France — un vélo de ville d’entrée de gamme et un cargo électrique ne valent pas la même chose. Dans Rideloc, vous fixez le montant par catégorie de vélo : il est affiché au client avant paiement et posé par empreinte bancaire — ou, sur une location de sept jours ou moins, avec les fonds réellement bloqués dès qu’un vélo atteint le seuil que vous réglez, 300 € par défaut. Pour un groupe, un plafond par réservation garde la caution à un montant que la carte de l’organisateur accepte, et une garantie casse que vous vendez peut la baisser pour chaque vélo couvert. Sans chèque ni espèces dans le tiroir.

La garantie est dans la base de données, pas dans une case cochée : deux réservations ne peuvent pas se chevaucher sur la même unité, que la seconde arrive du comptoir, de votre boutique en ligne ou du widget posé sur votre site. Un vélo passé en atelier sort automatiquement des disponibilités, et le planning affiche les départs et les retours du jour.

Oui, et les quatre paliers coexistent sur une même catégorie : heure, demi-journée, journée, semaine, avec un prix par jour supplémentaire au-delà du dernier palier. Vous choisissez aussi comment se compte une journée : par jour calendaire, ou à la durée, par tranches de 24 heures depuis le départ — un vélo pris à 10 h et rendu le lendemain à 10 h fait alors 24 heures, pas deux jours. Votre demi-journée peut aussi finir à heure fixe, 12 h 30 le matin et 17 h 30 l’après-midi par exemple, quelle que soit l’heure de départ, au prix de son palier. Vous pouvez y superposer des saisons tarifaires datées (haute, basse, vacances scolaires) : le prix change tout seul le jour dit, sans retoucher la grille.

Oui, sur une réservation confirmée dont la location n’a pas commencé : sur sa fiche, « Véhicules, options et prix » change la catégorie d’un vélo, ajoute ou retire un vélo, un casque ou une option. Rideloc vérifie qu’un VTT est libre sur les dates et montre, avant d’enregistrer, le nouveau total, la nouvelle caution et ce que le client doit en plus ou a payé en trop. Pendant la location, seuls les options et les prix changent.

Sur la réservation, au comptoir avant de confirmer ou sur sa fiche ensuite : une remise nommée (« Remise groupe 10 % »), en pourcentage ou en euros, sur le total, sur une catégorie de vélos ou sur les casques ; une visite guidée, une livraison à l’hôtel ou une autre prestation sur sa propre ligne, avec sa quantité, son prix et son taux de TVA. Le prix de chaque catégorie de vélos se change aussi, à la baisse comme à la hausse, le tarif du jour restant affiché à côté. Chaque ligne figure telle quelle sur la facture. Les remises et les prix hors tarif sont réservés au gérant et au manager, avec un motif pour l’équipe que le client ne voit pas.

Le niveau de charge et le compteur se relèvent au départ et au retour, dans l’état des lieux photo, horodaté, avant la signature du contrat. Une alerte de révision se lève dès que l’intervalle kilométrique que vous fixez sur la catégorie est atteint. Ces champs ne s’imposent pas sur un vélo mécanique : il garde une checklist courte, sans cases inutiles.

Le matériel qui a un stock — casque, siège enfant, remorque — se crée comme un équipement, avec ses unités et sa caution ; la boutique le propose après le choix des vélos, dans la limite de ce qui reste libre aux dates. Un pack réserve plusieurs équipements d’un coup, dans le même stock. Une garantie en cas de dégâts est une option : si vous l’accordez vous-même, ce n’est pas une assurance, elle se facture par défaut au taux de TVA de la location et ses conditions complètes figurent au contrat. Rien n’est coché d’avance.

Rideloc coûte 59 € HT par mois pour une agence ouverte, 25 € HT par agence ouverte en plus, tout compris : vélos et réservations illimités, boutique en ligne, contrats, cautions, factures et support. Les prix sont hors taxes ; Rideloc relève aujourd’hui de la franchise en base (art. 293 B du CGI), donc 59 € HT font 59 € à payer. Rideloc ne prélève aucune commission sur vos réservations — seuls les frais de paiement Stripe s’appliquent, facturés par Stripe. L’essai dure 30 jours sans carte bancaire, et les 100 premières organisations qui règlent une première facture paient 39 € HT par mois pour une agence ouverte, 15 € HT par agence ouverte en plus, tant que l’abonnement vit.

Déclarez vos sources dans Réglages › Sources, avec une couleur et la façon dont le client paie. Au comptoir, choisissez la source en tête de la réservation : pour une plateforme, l’assistant demande le nom du client, la référence de la plateforme, le prix payé et ce qu’elle vous reverse, prérempli avec sa commission. Rien n’est encaissé ni facturé pour la part payée à la plateforme ; seul ce que vous vendez en plus l’est. Pour un coffret, vous notez le numéro du bon, et l’accueil signale les bons pas encore validés. La page « Ventes par source » totalise chaque plateforme pour pointer son relevé. Rideloc n’est pas connecté à ces plateformes : chaque réservation se saisit à la main, et votre stock n’est pas synchronisé avec elles.

Vous activez la livraison sur l’agence concernée avec un forfait, et le client la choisit en réservant en ligne, ou vous la saisissez vous-même au comptoir. Le jour du départ, le tableau de bord regroupe les vélos à livrer par arrêt : un camping avec deux réservations ne fait qu’une carte, avec le nombre de vélos et un lien d’itinéraire Google Maps ou Waze pour vous y rendre. À la fin de son séjour, le client signale en un clic depuis son e-mail de réservation que les vélos sont prêts à être récupérés ; vous recevez aussitôt un e-mail et une alerte au tableau de bord, avec l’adresse et sa note éventuelle. Pour retrouver le bon vélo une fois sur place, chaque unité porte une étiquette QR : scannée par votre équipe, elle mène à sa fiche — tout de suite si elle est déjà connectée sur rideloc.fr, sinon, ou sur votre propre domaine, par « Je fais partie de l’équipe » —, puis à l’état des lieux de retour, ce vélo placé en premier. Pendant le séjour, la même étiquette permet au client d’appeler l’agence ou de signaler une crevaison. Rideloc ne calcule aucune tournée : c’est la liste du jour et l’itinéraire, l’ordre des campings reste le vôtre.