Viator, GetYourGuide, Smartbox : gérer ces réservations sans erreur de caisse

7 h 40, un e-mail Viator tombe pour la visite de 10 h : deux adultes, 120 €. Le client a déjà payé, mais pas vous : Viator encaisse, garde sa commission et vous reverse le reste plus tard, avec les autres ventes du mois.

Saisie trop vite au comptoir, cette réservation devient un « paiement par virement » qui n’a jamais eu lieu, ou un « reste à encaisser » que l’on réclame au touriste. Voici comment ranger les ventes des plateformes et des coffrets dans votre logiciel de location de vélos sans fausser la caisse.

Qui encaisse quoi ?

Sur Viator ou GetYourGuide, le client paie la plateforme, qui vous reverse un montant net de sa commission, souvent chaque mois. Avec un coffret comme Smartbox, le client ne paie rien chez vous : vous validez son bon chez l’émetteur, qui vous paie ensuite. Dans les deux cas, rien ne s’encaisse au comptoir pour la part déjà réglée.

La différence tient à qui tient l’argent et quand il vous arrive. Le tableau ci-dessous résume les trois cas qu’un loueur rencontre.

Ne pas encaisser deux fois une vente Viator

Le réflexe dangereux est de noter « payé par virement » pour dire « payé chez Viator ». Votre caisse enregistre alors un encaissement que vous n’avez pas reçu, à la date du jour et pour le prix public, alors que Viator vous versera un autre montant, plus tard. Une écriture de caisse ne s’efface pas : il faudra la corriger.

L’autre réflexe, laisser la réservation « à encaisser », est aussi faux : au départ, quelqu’un réclamera 120 € à un client qui a déjà payé.

La bonne saisie dit les deux choses à la fois : la réservation est réglée, mais ni par vous ni chez vous. Gardez la référence de la plateforme sur la réservation : c’est elle qui permet de pointer le relevé en fin de mois.

Valider un coffret Smartbox pour être payé

Un bon de coffret n’est payé qu’une fois validé sur l’espace partenaire de l’émetteur. Un bon oublié reste impayé, et personne ne vous le rappellera.

Notez le numéro du bon au moment de la réservation, et validez-le dès que le client a fait sa sortie, ou avant si l’émetteur le permet. Si le client prend plus que ce que couvre son bon (un vélo électrique au lieu d’un vélo de ville, une heure de plus), le supplément s’encaisse chez vous, normalement.

Côté TVA, un coffret valable pour des prestations à des taux différents est un bon à usages multiples : sa vente n’est pas soumise à la TVA, elle devient due quand la prestation est effectuée, selon la doctrine fiscale (BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-50, § 50 et 80). La base exacte et la facture à émettre se voient avec votre expert-comptable.

Pointer le relevé de fin de mois

Le relevé Viator ou GetYourGuide liste les réservations du mois et ce qu’elles vous rapportent. Pour le pointer, il vous faut la même liste de votre côté : référence, date, prix payé par le client, net attendu.

Une réservation annulée sur la plateforme se rembourse sur la plateforme, selon ses conditions : vous n’avez rien à rendre au client, mais notez si la plateforme vous verse quand même quelque chose.

Enfin, aucune plateforme ne connaît votre stock en temps réel si rien ne relie vos outils : un vélo vendu sur Viator et au comptoir pour la même heure reste possible. Gardez une marge sur les créneaux que vous ouvrez aux plateformes. Pour l’organisation des départs à plusieurs, voyez les réservations de groupe.

Ce que fait Rideloc, et ce qu’il ne fait pas

Dans Rideloc, vous déclarez vos sources dans Réglages › Sources : nom, couleur, et comment le client paie (« le client me paie », « le client a payé la plateforme, qui me reverse », « bon à faire valider »). Viator, GetYourGuide, Smartbox et Paris City Pass s’ajoutent d’un geste.

Au comptoir, la source se choisit en tête de la nouvelle réservation. Pour une plateforme, l’assistant passe en trois étapes : quand et quoi, qui (le nom suffit, la plateforme ne transmettant qu’une adresse relais temporaire), puis la référence, le prix payé et ce que la plateforme vous reverse, prérempli avec sa commission. Rien n’est encaissé, et une référence déjà saisie est signalée avant de créer un doublon.

La part payée à la plateforme n’entre ni dans votre caisse ni sur une facture Rideloc : seul ce que vous vendez en plus (une prolongation, un retard) est facturé ; un accessoire se vend dans une réservation à part. La confirmation et le rappel de la veille ne partent pas par défaut pour une plateforme, et Rideloc n’envoie jamais de demande d’avis à ses clients.

La source se voit sur la réservation, dans la liste (« Réglée par Viator »), et se filtre ; la référence se retrouve par la recherche. La page « Ventes par source » totalise, par période, le montant, la part réglée hors Rideloc, la commission, le net attendu et ce qui a été encaissé ici, avec un export détaillé pour le pointage. L’accueil signale les bons à valider.

Rideloc n’est pas connecté à Viator, GetYourGuide ni Smartbox : chaque réservation se saisit au comptoir avec sa référence, et le stock n’est pas synchronisé avec les plateformes. Rideloc ne facture pas non plus la part payée à la plateforme : votre comptable la reprend depuis le relevé et l’export.

Questions fréquentes

Pour estimer ce que vous rapporte chaque canal une fois la commission déduite, le calculateur de rentabilité d’une location de vélos donne un ordre de grandeur.