La facturation de location, émise sans que vous y pensiez
Facture d’acompte à l’encaissement, facture de solde à la clôture du retour, avoir au remboursement : les trois documents partent seuls, numérotés sans trou, avec la TVA ventilée au taux de chaque ligne et non au taux de la facture.
Les factures du dimanche soir
La facturation d’une activité de location est ingrate : beaucoup de petits montants, des acomptes, des remises, des annulations. C’est exactement le terrain où un tableur produit des documents faux.
Un numéro sauté, un numéro en double
La numérotation continue et sans trou est l’une des premières choses qu’un contrôle regarde. Une facture annulée puis refaite à la main, et la série est cassée sans que personne ne s’en aperçoive.
L’acompte qu’on oublie de déduire
Le client a payé 30 % en juin, il règle le solde en août : si la facture finale reprend le total, il paie deux fois — ou vous vous en apercevez à sa réclamation, trois semaines plus tard.
Deux taux de TVA dans le même panier
Une location taxable et une assurance exonérée sur la même réservation. Appliquer un taux unique au total fausse la déclaration, dans un sens ou dans l’autre.
La facture qu’on redemande en octobre
Un client réclame le justificatif d’une location de juillet. Sans document émis, archivé et retrouvable par référence, c’est une demi-heure perdue et un document reconstitué après coup.
Trois documents, trois déclencheurs
Vous n’émettez jamais une facture à la main : c’est un fait — un encaissement, une clôture, un remboursement — qui la déclenche.
Le client paie en ligne, l’acompte est facturé
Facture d’avance dès l’encaissement, ventilée sur les taux de TVA réels de la prestation. Un règlement intégral d’avance est libellé comme tel, pas comme un acompte.
Vous clôturez le retour, le solde part
Prestation complète, frais de retard éventuels, moins les acomptes déjà facturés. La déduction reprend le HT et la TVA exacts de chaque facture d’avance, jamais un nouveau calcul.
Vous n’avez pas clôturé ? La facture part quand même
Quarante-huit heures après la fin de la location, la facture définitive est émise d’office — c’est le réglage par défaut, désactivable. Sans ce filet, un loueur qui ne clôture jamais laisse ses clients avec un seul acompte.
Un retard constaté après coup part à part
Si la clôture ajoute un frais de retard après l’émission automatique, il fait l’objet d’une facture complémentaire. Une facture définitive n’est jamais réécrite.
Un remboursement produit un avoir
Série de numérotation distincte, montant ventilé sur les taux de la facture d’origine, plafonné à ce qui n’a pas déjà été crédité.
Le document part au client, PDF joint
L’email d’envoi porte le PDF en pièce jointe. Le reçu de retour embarque la facture de solde ; le reçu de remboursement embarque l’avoir.
Les règles de calcul, en clair
La facturation d’une location, c’est de l’arithmétique de centimes. Un centime d’écart entre le pied de facture et le détail suffit à rendre un document suspect.
Numérotation sans trou, par organisation et par année
Le compteur est incrémenté par une écriture atomique en base : deux émissions simultanées ne peuvent pas obtenir le même numéro ni en sauter un. Le préfixe des factures est le vôtre ; les avoirs ont leur propre série.
Un journal des règlements inaltérable
Tout mouvement — encaissement au comptoir, paiement en ligne, retenue sur caution, remboursement — entre dans un journal en ajout seul, chaque écriture chaînée à la précédente par une empreinte SHA-256. Une correction est une écriture d’annulation en négatif, jamais une réécriture (art. 286 du CGI).
Des clôtures Z chaînées entre elles
Journalières, mensuelles et annuelles. Chaque clôture fige un instantané immuable — totaux de période, cumuls perpétuels, empreinte du journal à cette date — et se chaîne à la précédente. Plusieurs Z dans la même journée sont normaux : c’est le comportement d’une vraie caisse.
Une attestation refusée plutôt que fausse
L’attestation individuelle de conformité de l’éditeur (art. 286-I-3° bis du CGI) est éditable depuis vos réglages — mais Rideloc refuse de l’établir si la chaîne est rompue, s’il manque une écriture ou si aucune clôture n’a jamais été faite. Un document qui atteste d’une anomalie n’atteste de rien.
Une archive annuelle en format ouvert
Journal et clôtures de l’année en CSV lisibles directement dans un tableur français, avec une notice et les empreintes qui permettent de tout vérifier sans le logiciel. Chaque téléchargement est tracé. Un rapport PDF n’est pas une archive.
Le PDF est figé, pas régénéré
Les octets sont stockés et leur empreinte SHA-256 conservée. La facture téléchargée dans six mois sera exactement celle qui a été envoyée, au bit près.
Un rendu raté n’annule pas la facture
Si la fabrication du PDF échoue, la facture existe quand même, numérotée : l’obligation légale prime sur l’impression. Le document reste régénérable à la demande.
La TVA est portée par la ligne
Les prix affichés au consommateur sont TTC : chaque montant TTC est décomposé en HT et TVA au taux de sa propre ligne. Location taxable et assurance exonérée coexistent proprement sur la même facture.
Pas de dérive d’arrondi entre pied et détail
Le calcul se fait à la ligne, et le récapitulatif par taux ne fait que regrouper des lignes déjà arrondies. La somme des TVA de lignes est égale à la somme des TVA du pied, toujours.
Une remise est ventilée sur les taux du panier
Au prorata de la part TTC de chaque taux. Une remise entièrement imputée au taux standard sur-déduirait la TVA — sur une location à 20 % plus une assurance exonérée, l’écart est immédiat.
Un code promo à 100 % ne casse rien
Une remise couvrant tout le panier ne produit pas une facture à zéro euro portant une TVA négative. Le cas est traité, avec un test qui le verrouille.
Le retard est taxable, les dégâts ne le sont pas
Une prolongation de location est un service : elle entre dans la base taxable. Une indemnité pour dommage est hors champ de la TVA : elle ne figure pas sur la facture de location et relève d’un document distinct.
Une facture ne peut jamais être négative
Prépaiement intégral suivi d’un geste commercial : le net est plafonné à zéro et le trop-perçu part en avoir sur la facture d’avance. Jamais une facture à montant négatif.
Un avoir ne recrédite jamais deux fois
Il est plafonné au reste non encore crédité de la facture d’origine. Deux remboursements partiels successifs restent cohérents avec le document initial.
Le reste dû se calcule sur les factures
Pas sur le total de la réservation, qui date du panier et ignore les frais décidés au retour. Seuls les encaissements postérieurs à l’émission du document définitif viennent le solder.
La facture porte l’établissement vendeur
Quand l’agence de départ a sa propre identité — raison sociale, SIRET, adresse —, c’est elle qui figure sur la facture. À défaut, l’identité de l’organisation.
Franchise en base gérée
En régime de franchise (art. 293 B du CGI), tout est à zéro et la mention obligatoire est portée sur le document. Aucune TVA n’est fabriquée là où il n’y en a pas.
Facture électronique et e-reporting, en option
Sur activation, l’émission passe par un moteur de facturation partenaire : format Factur-X conforme à la norme EN 16931, e-reporting B2C et raccordement à une plateforme agréée. Vos compteurs de numérotation sont repris là où ils en étaient, sans rupture de série.
Les limites, dites tout de suite
Rideloc émet des factures de location. Ce n’est ni un logiciel de comptabilité, ni un outil de recouvrement.
Ce n’est pas un logiciel de comptabilité
Pas de plan comptable, pas d’écritures comptables, pas de bilan, pas d’export au format FEC. Rideloc produit les factures, le journal des règlements et l’archive fiscale annuelle ; votre expert-comptable fait le reste, à partir de ces pièces.
Aucune relance automatique d’impayé
Il n’y a pas de séquence de relance programmée. Le lien de paiement s’envoie en un clic depuis la fiche de réservation, par email ou par SMS, et le montant dû est recalculé au moment où le client clique. Mais c’est vous qui décidez de l’envoyer.
La facturation électronique dépend d’un partenaire
Elle s’active et se désactive. Sans elle, vous restez sur le moteur local : numérotation, PDF et mentions légales, mais ni Factur-X ni e-reporting.
Le document électronique n’existe qu’en français
Les factures conformes produites par le moteur partenaire sont en français uniquement. Un client étranger reçoit un document français.
Une facture conforme porte l’identité de l’organisation
Pas celle de l’agence de retrait. Un loueur multi-établissements qui a besoin de facturer sous l’identité de chaque agence doit rester sur le moteur local, ou créer des organisations distinctes.
Les sociétés au RCS peuvent être bloquées
Le numéro RCS, la ville du greffe et le capital social ne figurent pas encore dans les réglages : une SARL ou une SAS peut voir son émission conforme refusée tant que ces mentions manquent. Le cas est visible dans l’écran de facturation, il n’est pas silencieux.
Ce que les loueurs nous demandent
Faut-il émettre les factures à la main ?
Non, et c’est le principe : un fait déclenche un document. Un encaissement en ligne produit la facture d’acompte, la clôture du retour produit la facture de solde acomptes déduits, un remboursement produit l’avoir. Si vous ne clôturez pas, l’émission automatique prend le relais quarante-huit heures après la fin de la location — c’est le comportement par défaut, et il se désactive dans les réglages de paiement.
Comment la TVA est-elle calculée sur une location ?
Au taux de chaque ligne, pas au taux de la facture. Les prix affichés au client sont TTC, comme l’impose le droit de la consommation : Rideloc décompose donc chaque montant TTC en HT et TVA selon le taux de la ligne concernée, puis regroupe par taux au pied du document. Une location taxable et une assurance exonérée sur la même réservation donnent deux blocs distincts. En franchise en base, tout est à zéro et la mention de l’article 293 B est portée.
Que se passe-t-il si je rembourse un client ?
Un avoir est émis sur la facture d’origine, dans une série de numérotation distincte, et le montant est ventilé proportionnellement sur les taux de TVA du document initial. Il est plafonné à ce qui n’a pas déjà été crédité : impossible de recréditer deux fois la même facture. L’avoir est joint en pièce jointe au reçu de remboursement envoyé au client.
Rideloc est-il prêt pour la facturation électronique ?
Sur activation, oui : l’émission passe alors par un moteur de facturation partenaire qui produit un format Factur-X conforme à la norme EN 16931, gère l’e-reporting des transactions et des encaissements B2C et le raccordement à une plateforme agréée. Vos séries de numéros sont reprises là où elles en étaient. Sans activation, le moteur local continue d’émettre des factures PDF numérotées, mais sans format structuré ni e-reporting.
Rideloc répond-il à l’obligation de logiciel de caisse sécurisé ?
Rideloc tient un journal des règlements en ajout seul, chaque écriture chaînée à la précédente par une empreinte, avec les remboursements et annulations en écritures négatives distinctes ; des clôtures Z journalières, mensuelles et annuelles chaînées entre elles ; et un archivage annuel des données de règlement en format ouvert, tracé et empreinté. Une attestation individuelle de l’éditeur, au sens de l’article 286-I-3° bis du CGI, est éditable depuis vos réglages — c’est une attestation d’éditeur, pas une certification délivrée par un organisme accrédité, et Rideloc refuse de l’établir si l’intégrité de la chaîne n’est pas vérifiée.
Puis-je facturer un retard constaté au retour ?
Oui. Le retard est calculé en heures entamées, au tarif horaire du jour de restitution — saison et week-end compris —, et le montant est proposé : le comptoir peut l’ajuster ou le supprimer. Il entre dans la base taxable, parce qu’une prolongation de location est un service. Si la facture définitive a déjà été émise automatiquement, le retard part sur une facture complémentaire plutôt que d’être réécrit dans un document existant.
Les briques qui travaillent avec celle-ci
Le même moteur sert la réservation, le comptoir, la caution et la facture : une donnée saisie une fois circule jusqu’au document final.
Planning temps réel
C’est la clôture du retour, depuis le planning ou la fiche, qui déclenche la facture de solde.
Caution en ligne
Une retenue pour dégâts n’entre pas dans la base taxable : elle ne figure pas sur la facture.
Tarifs
39 € TTC par mois et par agence, factures et avoirs illimités, sans module en supplément.
Émettez une facture sur une réservation d’essai
Créez votre compte, renseignez vos mentions légales, passez une réservation de test : 14 jours, sans carte bancaire.
Vous créez votre compte
Nom, email, SIRET.
Vous importez votre parc
Depuis Excel ou Lokki.
Vous ouvrez votre boutique
Lien public ou widget.