Faire apparaître une remise sur une facture de location

Un groupe de vingt-cinq arrive à 9 h. La veille, vous avez convenu de 20 % sur les vélos électriques, des casques offerts et d’une visite du Marais en plus. Au comptoir, la tentation est de taper un nouveau total et de passer au suivant. Le client reçoit alors une facture qui dit « Location 215 € », puis « Total 150 € », sans rien entre les deux.

Ni le client ni votre comptable ne s’y retrouvent. Voici ce que la facture doit montrer quand un prix bouge, et comment le faire sans calcul de tête.

Une remise s’écrit sur sa propre ligne

Une remise accordée au moment de la vente figure sur la facture, chiffrée : l’annexe II du Code général des impôts (article 242 nonies A, 9°) impose d’y porter « tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération ». Le plus lisible est une ligne à elle, nommée, sous ce qu’elle réduit, au même taux de TVA.

Le texte vise les remises « acquises et chiffrables lors de l’opération et directement liées à cette opération ». La réduction de groupe négociée la veille en fait partie : elle est connue, chiffrée, et ne vaut que pour cette location. Entre professionnels, le Code de commerce dit la même chose : la facture mentionne « toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services » (article L441-9).

Une ligne « Réduction de 20 % — VAE » sous la ligne des vélos se lit d’un coup d’œil. Une ligne « Remise exceptionnelle » en bas de facture, sans dire sur quoi elle porte, oblige le client à refaire le calcul ; elle tombe aussi, par défaut, sur le taux de TVA dominant, ce qui fausse la TVA dès que la facture mélange les taux.

Une remise sur le total, elle, se répartit entre les taux de TVA du panier, au prorata de chacun : sinon vous retirez de la TVA à 20 % sur une prestation qui en portait moins.

Un prix convenu n’est pas une remise

Le vélo cargo affiché à 95 € et loué 80 € à un habitué n’appelle pas forcément de ligne « remise » : le prix convenu est le prix de la prestation, et c’est lui que la facture porte, avec sa quantité et son prix unitaire (article 242 nonies A, 8°). Gardez pour vous la trace de l’écart : qui l’a décidé, quand, pourquoi.

L’inverse existe aussi : un dimanche, une livraison lointaine, un vélo réservé à la dernière minute. Un prix au-dessus de la grille est un prix ; un supplément ponctuel peut aussi être une ligne à part, nommée, plutôt qu’un total gonflé que personne ne sait expliquer.

Le motif, lui, n’a rien à faire sur la facture. « Client fidèle » ou « groupe scolaire » se lit dans votre outil, pas sous les yeux du client, qui pourrait d’ailleurs demander à lire ce que vous notez sur lui.

La livraison, la visite, l’autre prestation : chacune sa ligne

Chaque bien ou service rendu porte sur la facture sa dénomination, sa quantité, son prix unitaire et son taux de TVA (article 242 nonies A, 8°). La visite guidée vendue avec la location n’est donc pas à noyer dans le prix des vélos : elle a sa ligne, et éventuellement son propre taux.

La livraison aussi. Un forfait d’agence à 15 € convient pour le camping voisin, pas pour l’hôtel de l’autre côté de la ville : facturez le montant convenu, ou offrez-la, mais sur la ligne « Livraison », pas cachée dans une remise. Une remise sur le total se calcule d’ailleurs hors livraison, comme un code promo.

Pour les groupes eux-mêmes, de la réservation au départ, voyez l’organisation d’une location de vélos pour un groupe.

Après l’émission, on corrige, on ne réécrit pas

Tant que la facture définitive n’est pas émise, le prix se discute et la réservation se modifie. Une facture d’acompte déjà émise ne bouge pas : elle constate un paiement, que la baisse de prix ne change pas. La facture de fin de location reprend le détail à jour et déduit l’acompte.

Une fois la facture définitive émise, elle ne se modifie plus. Une remise accordée après coup se constate par un avoir, qui cite la facture d’origine : notre article sur la correction d’une facture déjà émise détaille les deux façons de faire.

Si le client a déjà payé plus que le nouveau total, la différence lui revient : remboursez-la, et l’avoir suit. Un même trop-perçu ne se crédite jamais deux fois.

En pratique, avec Rideloc

Dans notre logiciel de location de vélos, le prix se travaille ligne par ligne, au comptoir avant de confirmer comme sur la fiche ensuite (« Véhicules, options et prix », ou « Modifier les prix » sur la carte « Détail du prix »).

Le prix par unité d’une catégorie de vélos, ou d’une option, se change à la baisse comme à la hausse ; le tarif du jour reste affiché à côté. Une « Prestation ou ligne libre » ajoute la visite guidée ou la livraison à l’hôtel, avec sa quantité, son prix et son taux. Une « Remise » se donne en pourcentage ou en euros, sur le total hors livraison, sur une catégorie ou sur une option, avec le libellé que lira le client.

La facture reprend chaque ligne : la remise de ligne juste sous ce qu’elle réduit, à son taux ; la remise sur le total répartie entre les taux ; la prestation à son taux. Le moteur de facturation partenaire et le moteur local de Rideloc émettent les mêmes lignes, au centime.

Avant d’enregistrer, la fenêtre montre l’ancien et le nouveau total, et ce que le client doit en plus ou a payé en trop. Après, la fiche affiche le détail du prix ligne par ligne et, en gris pour l’équipe seulement, le motif de chaque prix décidé à la main, son auteur et sa date.

Les limites, franchement. Un prix hors tarif, une remise et le prix de la livraison sont réservés au gérant et au manager ; un employé ajoute une prestation, pas une remise. Il n’y a pas de majoration en pourcentage. Un prix décidé reste quand vous changez les dates ; une remise en pourcentage se recalcule. Une fois la facture définitive émise, plus rien ne se modifie sur la réservation : la correction passe par un avoir. Le client n’est pas prévenu automatiquement, et rien ne lui est remboursé tout seul.

Le reste de la facturation, de l’acompte à l’avoir, est décrit sur la page facturation ; les clauses à prévoir au contrat, dans le modèle de contrat de location de vélo.

Questions fréquentes sur les remises en facture

Les questions qui reviennent quand un prix s’écarte de la grille, et ce qui répond à chacune.