Corriger une facture de location déjà émise

Un mois après sa location, un client vous écrit : « Pouvez-vous refaire la facture au nom de ma société ? » Un autre conteste des frais de retard, et vous décidez de les abandonner. Dans les deux cas, la facture est déjà émise, numérotée, parfois déjà payée.

Rouvrir le document pour changer une ligne est la seule chose à ne pas faire. Voici ce que prévoit le droit fiscal, les deux façons de corriger, et ce que devient l’argent déjà encaissé. La règle est la même pour un loueur de vélos, de scooters ou de bateaux.

Une facture émise ne se modifie pas : elle se corrige

Une facture émise ne se modifie pas : elle se corrige de deux façons, par un avoir ou une facture nouvelle qui l’annule et la remplace. Dans les deux cas, ce document cite la facture d’origine par son numéro et sa date, et l’article 289 du CGI l’assimile à une facture. La facture d’origine reste telle quelle, à sa place dans une numérotation chronologique et continue.

Le Code général des impôts pose la règle au 5 du I de son article 289. Tout document « qui modifie la facture initiale » et y renvoie « de façon spécifique et non équivoque » est « assimilé à une facture ». Il doit donc en porter toutes les mentions obligatoires.

La doctrine fiscale décrit les deux formes de cette correction : « l’envoi d’une facture nouvelle annulant et remplaçant la précédente », ou « l’envoi d’une note d’avoir ». Dans les deux cas, le document doit citer la facture d’origine « de manière explicite », par son numéro et sa date.

La numérotation, elle, suit « une séquence chronologique et continue » (article 242 nonies A, I, 7° de l’annexe II du CGI). Une facture supprimée y laisserait un trou, et une facture réécrite ne serait plus celle que votre client a reçue. Le même texte admet des « séries distinctes » quand les conditions de l’activité le justifient.

Cet article cite le droit en vigueur au 16 octobre 2026, et ne remplace pas l’avis de votre expert-comptable sur un cas précis. Au 1er janvier 2027, l’ordonnance n° 2025-1247 du 17 décembre 2025, qui recodifie la TVA, abroge l’article 289 du CGI, à quelques dispositions près.

Avoir ou facture nouvelle : ce que chacun doit porter

Les deux documents ne font pas le même travail. L’avoir retranche un montant de la facture d’origine, qui reste valable pour la part non corrigée ; la facture nouvelle prend sa place entière.

Réduire ou annuler une facture : l’avoir

Frais de retard abandonnés, geste commercial après une panne, location finalement offerte : la prestation a eu lieu, seul son prix baisse. L’avoir retranche le montant choisi, ou la totalité. S’il couvre toute la facture, le client ne doit plus rien au titre de celle-ci.

La TVA de la part abandonnée se récupère, si l’avoir porte ces mentions. La doctrine rappelle que l’article 272 du CGI subordonne cette récupération à « la justification, auprès de l’administration, de la rectification de la facture initiale ». Côté client, une entreprise qui a déjà déduit la TVA de la facture doit réduire sa déduction de la TVA portée sur l’avoir.

Ces frais se fixent de préférence avant le départ, au contrat. Le modèle de contrat de location de vélo laisse fixer un tarif de retard à l’heure, comme le modèle pour scooters et motos.

Refaire la facture au nom d’une entreprise

Le cas type : un salarié loue pour un séminaire, règle, puis son employeur réclame une facture au nom de l’entreprise. La facture émise au nom du salarié ne se corrige pas en remplaçant le nom.

La correction passe par une facture nouvelle, établie au nom de l’entreprise, qui annule et remplace la première. Pour valoir rectification, dit la doctrine fiscale, elle doit porter « la référence exacte à la facture initiale et la mention expresse de l’annulation de celle-ci ».

Elle porte toutes les mentions d’une facture, dont le nom complet et l’adresse du client (annexe II du CGI, article 242 nonies A). Vérifiez-les avant d’émettre : une facture nouvelle mal adressée se corrigerait à son tour.

Entre entreprises, chaque omission ou inexactitude coûte 15 € d’amende, dans la limite, par facture, du quart de son montant (article 1737, II du CGI). L’amende ne s’applique pas à une première infraction sur l’année civile et les trois précédentes (article 1737, V). Encore faut-il l’avoir réparée spontanément, ou dans les trente jours d’une première demande de l’administration.

La limite : l’entreprise doit être le vrai client. Délivrer une facture « ne correspondant pas à une livraison ou à une prestation de service réelle » entraîne une amende égale à 50 % de son montant. Travestir l’identité d’un client aussi, à hauteur de 50 % des sommes versées ou reçues (article 1737, I du CGI).

L’argent déjà encaissé : un avoir ne rembourse rien

Un avoir corrige ce que le client doit ; il ne fait sortir aucun argent de votre caisse. Si la facture était déjà réglée, rendre la différence est un second geste, à faire en plus : virement ou remboursement sur sa carte.

Le piège inverse est le double avoir. Une location de groupe réglée 215 € d’avance passe à 150 €, et le remboursement des 65 € s’accompagne de son avoir. Un second avoir pour la même baisse créditerait 130 € pour 65 € rendus, et la TVA collectée serait sous-déclarée.

Le même mot désigne aussi autre chose, côté particuliers. L’avoir commercial « permet d’effectuer un autre achat ultérieurement » : c’est un bon à valoir, pas la correction d’une facture.

Quand une location est annulée, ce que vous devez rendre dépend du nom de la somme versée : voyez arrhes, acompte ou barème d’annulation.

En pratique, avec Rideloc

Dans notre logiciel de gestion de location, la facturation de location suit la même règle : une facture de solde émise ne se modifie plus. Rideloc refuse alors d’en ajuster le total, d’en changer les dates, les véhicules ou les options depuis sa fiche, et renvoie vers « Corriger une facture », sur la fiche de la réservation, ou vers « Corriger », sur la page Factures. Seuls le gérant et les managers peuvent corriger une facture.

Sur ordinateur, le bouton « Corriger » figure sur les factures de solde et complémentaires de la page Factures. Sur téléphone, la liste Documents de la réservation propose « Corriger une facture ».

La fenêtre offre deux choix. « Avoir seul » réduit la facture du montant choisi, plafonné à ce qu’elle porte encore, ou l’annule en entier sans nouvelle facture. « Avoir et nouvelle facture » l’annule et la remplace par une nouvelle aux mêmes lignes, avec vos coordonnées et celles du client d’aujourd’hui.

Pour une nouvelle facture, la fenêtre montre avant le clic l’ancien destinataire et le nouveau, avec un lien pour corriger d’abord la fiche du client. Elle prévient aussi que l’opération est définitive. La nouvelle facture porte « Annule et remplace la facture n° … du … », suivi du numéro et de la date de l’avoir d’annulation.

L’avoir cite la facture d’origine par son numéro et sa date, et prend le numéro suivant de la série des avoirs. La nouvelle facture prend le suivant de la série des factures ; l’ancienne n’est ni modifiée ni supprimée. Sur ordinateur, la colonne Type de la page Factures les relie : « Sur … », « Remplace … », « Remplacée par … ».

La nouvelle facture ne part qu’après l’avoir, et seulement si elle vaut au centime ce qu’il a retiré : sinon, elle ne part pas. Dans la même fenêtre, un double appui ou un renvoi n’émet pas de second avoir : Rideloc relit d’abord ce qui est parti. Si la réponse se perd, la fenêtre propose « Vérifier maintenant » plutôt qu’un second envoi.

La fenêtre se change ensuite en bilan : l’avoir, la nouvelle facture, l’e-mail au client, puis ce qui reste dû ou a été payé en trop. L’avoir n’est pas envoyé au client par e-mail : le bilan le rappelle, avec le lien de son PDF. La nouvelle facture part au client par e-mail dès son émission, s’il a une adresse — à un particulier, seulement si vos factures partent à tous les clients ou s’il a demandé la sienne.

Si le client a réglé une partie hors paiement en ligne, au comptoir par exemple, l’avoir seul est limité au reste dû. Le remboursement s’enregistre alors avec « Annuler ou rembourser un encaissement ». Rendre une partie d’un règlement émet son propre avoir : un second créditerait deux fois la même somme. Rendre la totalité d’un règlement reçu après la facture de solde annule l’encaissement, sans avoir : émettez alors celui-ci. Si le client a payé en ligne, remboursez-le depuis votre tableau de bord Stripe, qui n’émet aucun avoir, puis émettez celui-ci.

Trois factures ne se corrigent pas ainsi : la facture d’acompte, celle d’un bon cadeau, et la facture de solde à 0 €. Chaque règlement reçu avant la facture de solde, en ligne comme au comptoir, a sa propre facture d’acompte, que la facture de solde déduit : une location réglée en entier avant sa facture de solde, émise à la clôture du retour, a donc une facture de solde à 0 €, et le refus renvoie vers notre support. Ce geste ne sert pas non plus à facturer davantage : la nouvelle facture reprend les mêmes lignes, avoirs déjà accordés déduits, pour le montant que la facture portait encore.

Questions fréquentes sur la correction d’une facture

Les questions qui reviennent quand une facture déjà émise doit changer, et la règle qui répond à chacune.