Location de vélos pour groupes : stock en ligne et planning du jour

Un loueur qui organise aussi des visites guidées, ou qui reçoit des groupes scolaires, d’entreprise ou d’agences de voyage, vit avec une contradiction. Sa réservation en ligne doit rester ouverte, parce que c’est là que les particuliers réservent, le soir et le week-end. Mais chaque vélo réservé en ligne un jour de grosse visite est un vélo qui manquera au guide à 10 h.

Beaucoup finissent par fermer la vente en ligne d’une catégorie entière, ou par tout prendre au téléphone. D’autres laissent tout ouvert et découvrent le matin même qu’un client a pris les vingt derniers vélos de ville la veille au soir.

Cet article explique pourquoi un groupe n’est pas une grosse réservation comme les autres, comment garder une part de son parc pour l’équipe sans fermer la boutique, et comment lire sa journée quand on gère deux cents vélos.

Pourquoi un groupe n’est pas une grosse réservation

Sur le papier, trente vélos réservés par un groupe ressemblent à trente réservations d’un vélo. Dans la cour, rien n’est pareil :

• Tout part à la même heure. Trente vélos à régler, trente casques à la bonne taille, trente selles à monter : la préparation se fait la veille, et elle immobilise une personne.
• Le stock se joue sur une seule journée. Un groupe prend souvent la moitié d’une catégorie sur un créneau précis. S’il s’ajoute aux réservations en ligne du même matin, il ne reste plus rien pour le client qui passe la porte.
• La décision n’est pas immédiate. Un guide disponible, un point de départ, des tailles d’enfants : un groupe se valide, il ne se confirme pas tout seul à minuit.
• L’argent est plus lourd. Un groupe de trente sur une journée représente plusieurs centaines d’euros. Un désistement de dernière minute vous laisse un trou que personne d’autre ne viendra remplir.

Trois façons de faire, et ce qu’elles coûtent

Pour gérer les groupes sans fermer sa réservation en ligne, le plus simple est de fixer, par catégorie de vélos, combien la boutique peut en réserver directement en même temps, et de garder le reste pour l’équipe. Au-delà de cette part, le client n’est pas refusé : il envoie une demande, son paiement est seulement autorisé, et vous l’acceptez si vous pouvez fournir les vélos.

Tout prendre au téléphone. C’est la solution la plus sûre pour le stock, et la plus chère en ventes perdues : les réservations de loisir se décident le soir, au moment où personne ne décroche. Le groupe est servi, le particulier part ailleurs.

Tout laisser en ligne. Le stock affiché est le vrai stock, donc la boutique vend tout, y compris les vélos dont le guide aura besoin le lendemain. La seule parade est alors de bloquer des vélos à la main avant chaque visite, ce que personne ne fait jusqu’au jour où il est trop tard.

Une part en ligne, le reste à l’équipe. La boutique vend directement jusqu’à un plafond, par exemple vingt vélos de ville sur soixante. Le comptoir, lui, voit toute la flotte. Un client qui en veut plus que la part en ligne n’est pas arrêté : sa réservation devient une demande, que vous acceptez ou non. C’est la seule des trois qui garde à la fois les ventes du soir et les vélos du guide.

Combien de vélos laisser en ligne

Il n’y a pas de bon pourcentage universel. Le bon chiffre part de ce que l’équipe doit pouvoir sortir sans prévenir : la plus grosse visite d’une journée ordinaire, les clients qui arrivent sans réserver, et une marge pour la panne du matin.

Raisonnez catégorie par catégorie. Les vélos qui servent aux visites n’ont pas besoin du même plafond que les vélos électriques loués à la journée, ou que les sièges enfant. Une catégorie qui ne sert jamais aux groupes peut rester entièrement en ligne.

Le plafond se revoit avec la saison. En août, quand les groupes sont rares et les particuliers nombreux, la part en ligne peut monter. En mai et en juin, quand les sorties scolaires et les séminaires remplissent le calendrier, elle redescend.

Pour chiffrer ce que rapporte un vélo de plus loué en ligne plutôt que gardé pour une visite, le calculateur de rentabilité d’une location de vélos part de votre parc, de vos prix et de votre taux d’occupation.

Une demande vaut mieux qu’un « complet »

Afficher « complet » à un client qui voulait vingt-cinq vélos, alors qu’il en reste quarante dans la cour, c’est perdre une vente que l’équipe aurait peut-être acceptée. La demande lui laisse sa chance, et vous laisse la décision.

Pour que la demande engage vraiment le client, son paiement est autorisé sur sa carte au moment où il la fait : les fonds sont mis en réserve, rien n’est encaissé. Si vous acceptez, l’argent est capturé. Si vous refusez, la mise en réserve est levée. Cette autorisation ne dure pas indéfiniment : en règle générale, elle vaut sept jours pour un paiement par carte en ligne. Au-delà, la banque la lève d’elle-même et la demande ne vaut plus rien.

Avant d’accepter, trois questions suffisent le plus souvent : avez-vous un guide ou une personne pour préparer les vélos ce jour-là, les tailles demandées existent-elles dans votre parc, et le point de départ convient-il au groupe ? Si l’une des trois coince, mieux vaut refuser vite que laisser le client attendre une réponse qui ne viendra pas.

Lire sa journée par réservation, pas par vélo

Un planning « une ligne par vélo » est l’outil qu’il faut pour choisir quel vélo part avec quel client. Avec cinq ou dix vélos, il dit aussi tout le reste. Avec deux cents, il devient illisible : un groupe de douze occupe douze lignes, et il faut faire défiler la page pour voir les rendez-vous du jour.

Pour préparer une journée chargée, la bonne question n’est pas « quel vélo sort », mais « qui arrive, à quelle heure, et combien de vélos lui faut-il ». C’est une liste de rendez-vous, rangée par heure, avec les quantités par catégorie : douze électriques et trois vélos de ville à 9 h, un retour de vingt vélos à 17 h. L’attribution vélo par vélo se fait ensuite, au départ.

Une visite guidée ajoute un piège : le groupe part à 10 h et rentre à 13 h. Une liste qui sépare les départs et les retours l’écrit deux fois, et à 11 h on ne sait plus si la ligne de 13 h est un autre client. Une réservation doit rester une seule ligne, qui change de place quand elle change d’état : à l’heure du départ tant que les vélos sont au dépôt, à l’heure du retour une fois qu’ils sont partis. Et quand trois réservations partent à 10 h, c’est leur total qu’il faut sortir du rack, pas trois comptes séparés.

En pratique, avec Rideloc

Sur Rideloc, chaque catégorie peut recevoir un plafond de réservation en ligne, dans Parc · Catégories : « Limiter la réservation en ligne », puis le nombre de véhicules que la boutique peut tenir en même temps, agence par agence. Le plafond compte les réservations faites en ligne qui se chevauchent sur le créneau demandé, demandes acceptées comprises. Celles que vous saisissez au comptoir ne l’entament pas, et le comptoir voit toute la flotte.

Au-delà du plafond, la boutique ne refuse pas : la carte du catalogue annonce « Au-delà de 20 : sur demande », le bouton de paiement devient « Autoriser » suivi du montant, et la demande arrive dans Réservations · À valider, avec un e-mail qui en donne la raison. Les vélos sont tenus pour le client en attendant votre réponse, pris sur toute la flotte. Vous acceptez : le paiement est encaissé et la réservation confirmée. Vous refusez, ou six jours passent sans réponse : rien n’est débité. Le reste de la réservation en ligne ne change pas.

La caution d’un groupe ne s’additionne pas sans fin. Dans Réglages → Paiements, « Plafond de caution par réservation » borne la somme des cautions des vélos : avec 1 000 €, six vélos à 700 € demandent 1 000 € au lieu de 4 200 €, en ligne comme au comptoir. Le gérant peut aussi réduire ou dispenser la caution d’un groupe qui règle sur bon de commande, depuis la fiche de la réservation, avec le motif enregistré. Le détail est dans la caution pour un groupe de vélos.

Le planning garde sa grille une ligne par véhicule, et propose à côté une vue Agenda : la journée, une ligne par réservation, y compris pour un groupe qui part et rentre le jour même. La ligne se range à l’heure du départ, puis à celle du retour une fois le groupe parti ; elle donne les heures, le client, le nombre de vélos par catégorie, les casques et options, la livraison avec l’adresse, l’état et le paiement. Les réservations d’une même heure sont réunies sous le total à préparer (« 10:00 · 3 réservations · 31 véhicules : 27 VAE · 4 Vélo de ville »). Sur tablette ou ordinateur, le bouton « Départ » de la ligne ouvre directement l’assistant de départ. Une recherche retrouve un client en quelques lettres, et des filtres n’affichent que les départs, les retours, les livraisons ou une catégorie. On passe d’un jour à l’autre avec des flèches, et le planning se rouvre sur la dernière vue choisie.

Les limites, franchement. L’agenda se lit un jour à la fois : il n’a pas de vue semaine par réservation. Le plafond est un nombre, pas une liste : Rideloc choisit les vélos comme pour toute réservation, et un vélo précis à garder se bloque en créant sa réservation au comptoir. Une réservation peut porter jusqu’à 99 véhicules d’une même catégorie. En ligne, une demande se règle par carte : un groupe qui veut payer par virement ou sur devis se traite au comptoir, où Rideloc enregistre un virement ; le devis lui-même se fait dans la page Devis, envoyé avec une signature en ligne. Pour les casques et les accessoires qui accompagnent un groupe, la location d’équipements avec stock fonctionne comme celle des vélos.

Questions fréquentes sur les groupes en location de vélos

Les questions qui reviennent quand un loueur commence à recevoir des groupes en plus de sa clientèle individuelle.