Caution pour un groupe de vélos : quel montant, sur quelle carte ?

Une école réserve vingt-cinq vélos de ville pour une sortie de fin d’année. Votre caution est de 300 € par vélo. Si la boutique additionne, le professeur qui arrive avec la carte de l’établissement doit faire bloquer 7 500 €. Aucune carte ne le fait, et c’est au comptoir, devant le groupe, qu’on le découvre.

Le même calcul revient avec une entreprise qui offre une balade à six collaborateurs sur des vélos électriques, ou une famille de cinq. La caution par vélo a été pensée pour un client et un vélo. Multipliée par la taille du groupe, elle cesse d’être une garantie et devient un obstacle à la location.

Cet article dit pourquoi on ne peut pas simplement additionner, comment choisir un montant pour un groupe, sur quelle carte le prendre, et que faire quand le groupe paie sur bon de commande, sans carte du tout.

Pourquoi additionner les cautions ne marche pas

Bloquer une caution, c’est mettre une somme en réserve sur la carte du client : elle n’est pas débitée, mais elle n’est plus disponible pour lui tant que le blocage tient. Cette somme compte dans le plafond de paiement de sa carte, que fixe sa banque. Ce plafond varie d’une carte à l’autre, et un montant de plusieurs milliers d’euros le dépasse souvent, en particulier sur une carte étrangère.

L’addition surestime aussi le risque. Un groupe de vingt-cinq ne casse pas vingt-cinq vélos dans la journée. Le risque réaliste, c’est un ou deux vélos abîmés, un antivol perdu, au pire un vélo volé. C’est ce montant-là que la caution doit couvrir, pas la valeur de la flotte qui sort.

Enfin, une caution trop haute ne protège rien si elle ne passe pas. L’employé finit par prendre une caution « manuelle » au jugé, ou par n’en prendre aucune. Mieux vaut un montant plus bas, écrit et réellement bloqué.

Quel montant demander à un groupe

Pour un groupe, fixez un plafond de caution par réservation plutôt que d’additionner la caution de chaque vélo : la somme des cautions s’arrête à ce plafond, qui se cale sur le dégât réaliste d’une sortie, par exemple la valeur d’un ou deux vélos. Une garantie casse peut baisser encore la caution, et un groupe qui paie sur bon de commande peut en être dispensé, motif écrit.

Partez de ce que vous perdriez sur une mauvaise journée : le vélo le plus cher du groupe volé, ou deux vélos à réparer. Ce chiffre est votre plafond. Il ne dépend pas du nombre de participants : six ou vingt-cinq vélos, le risque d’un incident sérieux reste du même ordre.

Gardez la caution par vélo pour les petites réservations. Un couple qui prend deux vélos électriques paie deux cautions, comme d’habitude ; le plafond ne joue qu’au-delà. Ainsi la règle reste simple à dire au comptoir : « la caution est de 300 € par vélo, et de 1 000 € au plus par réservation ».

Le tableau ci-dessous montre ce que devient une même réservation de six vélos de ville à 700 € de caution selon le réglage choisi.

Sur quelle carte prendre la caution d’un groupe

Sur une seule : celle du client de la réservation, c’est-à-dire l’organisateur. C’est lui qui signe le contrat, pour tous les vélos qui y figurent, et c’est lui qui répond des dégradations et des pertes pendant la location (article 1732 du Code civil). À lui de s’arranger avec son groupe s’il veut partager la note.

Répartir la caution entre les participants paraît plus juste, mais multiplie les cartes, les accords à faire lire et les retenues à justifier. Au retour, il faudrait aussi savoir qui avait quel vélo. Une caution par réservation, une carte, un contrat : c’est ce qui reste défendable en cas de contestation.

Prenez-la au départ, carte présente, avec un accord écrit que l’organisateur lit avant de confirmer. Un blocage posé ce jour-là tient sept jours chez Visa, Mastercard et American Express quand le client saisit lui-même sa carte, ce qui couvre une sortie de groupe d’une journée ou d’un week-end.

Quand le groupe n’a pas de carte

Une école, une mairie ou une association règle souvent sur bon de commande et paie à réception de la facture. Personne n’a de carte à présenter, et le professeur n’engage pas son compte personnel. Deux réponses honnêtes.

La dispense, décidée et écrite. Le bon de commande engage l’établissement : vous pouvez renoncer à la caution, à condition de le noter au dossier avec la raison, pour que le reste de l’équipe ne la réclame pas au comptoir et que la décision se retrouve en cas de dégât.

La caution par chèque, si vous y tenez. Gardez en tête qu’un chèque « de garantie » n’a aucun statut particulier : il est payable à vue, encaissable à tout moment, et vous ne savez qu’il est sans provision qu’en le présentant (article L131-31 du Code monétaire et financier).

La garantie casse, l’autre moyen de baisser la caution

Une garantie que vous accordez vous-même réduit ce que le client vous doit en cas de dégât. Elle peut aussi réduire la caution, puisque la somme à garantir baisse d’autant : « la caution de chaque vélo couvert est réduite de 50 % ». Pour un groupe, l’argument porte : quelques euros par vélo, et une caution divisée par deux sur la carte de l’organisateur.

Écrivez cet effet dans les conditions de la garantie, montrez-le avant le paiement, et gardez la caution réduite au niveau du reste à charge maximal de la garantie. Le détail, TVA comprise, est dans la garantie casse en location de vélo.

En pratique, avec Rideloc

Sur Rideloc, la caution se fixe par catégorie de vélo, et Réglages → Paiements porte un « Plafond de caution par réservation » : laissé vide, les cautions s’additionnent ; rempli, la somme s’arrête au plafond, dans la boutique en ligne comme au comptoir. Le récapitulatif, puis le contrat, impriment le calcul sous le montant : six vélos à 700 €, 4 200 €, plafonnée à 1 000 € par réservation.

Le seuil qui décide de bloquer les fonds se compare à la caution d’un vélo, garantie comprise, et non au total : vingt-cinq vélos d’enfant à 100 € restent à l’empreinte sous un seuil de 300 €, une réservation de vélos à 300 € passe aux fonds bloqués sur une location de sept jours ou moins. Les fonds se bloquent au départ, au comptoir, sur la tablette où l’organisateur saisit sa carte et lit l’accord ; la page caution donne la règle complète.

Une garantie déclarée dans Réglages → Tarifs peut baisser la caution de chaque vélo couvert, d’un pourcentage et jusqu’à un montant par vélo ; elle couvre d’abord les vélos à la plus forte caution, et le client voit la caution de chacun avant et après. Sur la fiche d’une réservation qui n’est pas encore partie, le gérant ou le manager peut « Réduire ou dispenser » la caution, avec un motif pris dans une liste : groupe avec bon de commande, client habitué, caution prise autrement. Le montant ne remonte jamais au-dessus du calcul.

Les limites, franchement. Rideloc ne bloque pas la caution avant le jour du départ et n’envoie pas de lien pour la poser à distance : elle se prend au comptoir, ou en empreinte pendant le paiement en ligne quand elle reste sous le seuil. Une caution ne se répartit pas entre les participants, et la réduction n’est plus possible une fois le contrat signé ou les fonds bloqués. Pour garder des vélos aux groupes sans fermer la boutique, voyez la location de vélos pour groupes, et le modèle de contrat de location de vélo montre où écrire le montant de la caution.

Questions fréquentes sur la caution d’un groupe

Les questions qui reviennent quand un loueur prépare sa première sortie de groupe.