Facture de location : à quels clients faut-il l’envoyer ?

Un loueur de vélos électriques nous a posé la question en octobre 2026 : peut-il n’envoyer la facture automatique qu’à ses clients professionnels ? Ses clients du week-end ne la lisent pas ; l’hôtel qui réserve dix vélos pour ses clients, lui, la réclame pour sa comptabilité.

La question est légitime, et la réponse n’est pas la même pour les deux. Voici ce que la loi impose à un client professionnel et à un particulier, comment reconnaître l’un de l’autre au moment de la réservation, et ce qui change avec la facture électronique.

Ce que la loi impose, client par client

Un client professionnel doit recevoir sa facture à chaque location, quel que soit le montant : le vendeur est tenu de la délivrer dès la prestation rendue (article L441-9 du code de commerce). Un particulier a droit à une note dès 25 € TVA comprise, remise dès la prestation rendue et avant le paiement ; en dessous, seulement s’il la demande (arrêté du 3 octobre 1983).

Le code de commerce est net pour les achats faits pour une activité professionnelle : « Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle fait l’objet d’une facturation. » Le vendeur est tenu de la délivrer dès la réalisation de la prestation, et l’acheteur est tenu de la réclamer. Un manquement est passible d’une amende administrative de 75 000 € au plus pour une personne physique, et de 375 000 € pour une personne morale, une société par exemple.

Pour un particulier, le texte n’est pas le même. L’arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 impose une note pour toute prestation de services dont le prix est « supérieur ou égal à 25 € (TVA comprise) ». En dessous, elle est facultative, « mais celle-ci doit être remise au client s’il la demande ».

Une location de vélo, de scooter ou de bateau est une prestation de services : la règle de la note s’y applique. Rien n’oblige à ce que cette note parte par e-mail : remise au comptoir, elle compte aussi. Ce qui compte, c’est qu’elle soit remise.

Ce que la note d’un particulier doit porter

L’article 3 du même arrêté liste les mentions de la note : sa date, le nom et l’adresse du loueur, le nom du client sauf s’il s’y oppose, la date et le lieu de la prestation, le détail de chaque prestation et de chaque produit fourni, quantité et prix, et la somme totale à payer, hors taxes et toutes taxes comprises.

Une facture de location porte déjà tout cela. Envoyer la facture à un particulier est donc la façon la plus simple de lui remettre sa note ; ce n’est pas la seule.

Reconnaître un client professionnel au moment de la réservation

Le client professionnel est celui qui loue pour son activité : l’hôtel ou le camping qui réserve pour ses clients, l’entreprise qui organise un séminaire, la commune qui équipe une sortie scolaire. La facture est établie à son nom : sa raison sociale, son adresse, son SIRET, et le numéro de bon de commande qu’il vous donne.

Le piège est le salarié qui réserve à son nom et paie avec sa carte, puis dont l’employeur réclame une facture au nom de l’entreprise. Une facture émise au nom du salarié ne se corrige pas en changeant le nom : elle s’annule et se remplace, ce que détaille notre article sur la correction d’une facture déjà émise. Mieux vaut poser la question avant l’émission : au moment de la réservation, ou tant que la location n’est pas facturée.

Les réservations de groupe sont souvent celles d’un professionnel : voyez aussi comment garder des vélos pour les groupes sans fermer la réservation en ligne. Pour la location elle-même, le modèle de contrat de location de vélo fixe la période, le prix et la caution, numéro de cadre compris.

La facture électronique, en 2027

Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Les PME et les micro-entreprises devront émettre leurs factures entre entreprises sous forme électronique à partir du 1er septembre 2027, par une plateforme agréée, et le même calendrier vaut pour la transmission des données de leurs ventes à l’administration.

Pour un loueur, cela change surtout la facture de ses clients professionnels : un PDF envoyé par e-mail ne suffira plus entre entreprises. Les ventes à des particuliers, elles, seront déclarées, sans facture électronique à leur adresser.

Cet article cite le droit en vigueur au 17 octobre 2026, et ne remplace pas l’avis de votre expert-comptable sur un cas précis. L’article L441-9 du code de commerce est réécrit au 1er janvier 2027.

En pratique, avec Rideloc

Dans notre logiciel de gestion de location, chaque facture d’une location, acompte au paiement puis facture définitive après la location, est émise et numérotée de la même façon pour tous les clients. Elle part au client dans son propre e-mail, PDF joint, dès son émission.

Dans Réglages → Facturation, « Envoi de la facture au client » propose deux choix : « À tous les clients », le réglage par défaut, ou « Aux clients professionnels seulement ». Il n’existe pas de choix « à personne » : la facture est due au client professionnel, et elle lui part avec les deux réglages.

Est professionnel le client enregistré comme entreprise ou collectivité. Dans la réservation en ligne, c’est la case « Je réserve pour une entreprise ou une collectivité (facture à son nom) », sur le même écran que les coordonnées : l’annuaire des entreprises remplit la raison sociale, le SIRET et l’adresse, que le client peut corriger. Au comptoir, c’est le type de client choisi à la création ou sur la fiche client ; depuis la fiche de la réservation, « Facturer une entreprise » y mène.

Avec l’envoi réservé aux professionnels, un particulier ne reçoit pas sa facture d’office. La page de sa réservation, où mène le lien de son e-mail de confirmation, lui propose « Recevoir ma facture par e-mail » : elle part à l’adresse de son dossier, jamais à une adresse saisie, et les factures émises ensuite pour cette location lui partent aussi. Un second clic le même jour ne renvoie rien. Tant qu’aucune facture n’est émise et que sa fiche client ne sert qu’à cette réservation, il peut aussi y indiquer son entreprise pour que la facture soit établie à son nom ; sinon, la page l’invite à vous contacter.

Sur la fiche de la réservation, chaque facture dit si elle est partie au client et quand, d’office, à sa demande ou par votre équipe, ou pourquoi elle ne l’est pas : client particulier, pas d’adresse e-mail, envoi refusé par la messagerie. « Envoyer au client » en envoie une copie ; un double appui n’en envoie qu’une. La facturation de location décrit le reste, limites comprises.

Deux limites, dites franchement. Une facture déjà émise garde son destinataire : passer un client en entreprise vaut pour les factures suivantes. Et la transmission par une plateforme agréée n’est pas encore active : Rideloc émet aujourd’hui des factures PDF.

Questions fréquentes sur l’envoi de la facture

Les questions qui reviennent quand un loueur se demande à qui envoyer ses factures, et la règle qui répond à chacune.