Changer de logiciel de location en pleine saison sans perdre ses réservations

On ne change pas de logiciel de location quand on veut, on le change quand on peut. Et souvent, on le décide en pleine saison : le jour où une réservation se perd, où la commission pèse trop, où l’outil plante un samedi matin. Le problème, c’est que le carnet est plein. Il y a des réservations payées en partie, d’autres en entier, des vélos dehors, des clients qui modifient leurs dates la veille.

La vraie question n’est pas « comment importer un fichier », c’est : comment faire passer des réservations vivantes d’un outil à l’autre sans faire payer deux fois un client, sans revendre un vélo qui est encore sur la route, et sans perdre celles qui changent pendant la bascule. Voici la méthode, et ce que Rideloc fait — ou ne fait pas — à chaque étape.

Ce qui doit passer, et ce qui peut rester

Ce qui doit passer d’un logiciel à l’autre, ce sont les réservations à venir et les locations en cours, avec le montant que chaque client a déjà réglé : c’est ce qui engage le loueur auprès de ses clients. L’historique, les contrats signés et les factures passées peuvent rester dans l’ancien outil, tant que vous y gardez un accès pour votre durée de conservation.

Une réservation à venir, c’est une promesse : un vélo d’une taille donnée, à une date donnée, à un prix déjà annoncé, parfois déjà payé en partie. C’est elle qu’il faut reprendre en premier, avec son montant déjà réglé, sinon le nouveau logiciel réclamera au client ce qu’il a déjà payé.

Une location en cours est plus délicate : le vélo est dehors, le contrat et l’état des lieux de départ sont dans l’ancien outil. Elle doit quand même bloquer son vélo dans le nouveau, sinon il sera revendu pendant qu’il roule. Le passé, lui — locations terminées, factures émises, contrats signés — n’a pas besoin de déménager : il reste là où il a été produit.

La méthode, étape par étape

Avant tout, préparez le terrain dans le nouvel outil : une agence par point de location réel, le parc au complet, tailles comprises. Une réservation qui demande un vélo taille L ne doit pas être servie par un M. Chez Rideloc, une taille demandée absente de votre parc bloque l’import tant que vous n’avez pas ajouté les unités ou tranché vous-même ; et gardez la boutique en ligne fermée le temps de l’import initial.

Ensuite, exportez vos réservations sans filtre sur l’état. Chez Lokki, c’est Réservations → Location, la période choisie, puis « Exporter » → « Export complet » ; le fichier arrive par e-mail, et il contient toute réservation qui chevauche la période, annulées comprises. C’est voulu : une réservation annulée dans l’ancien outil doit pouvoir être annulée dans le nouveau. Déposez le fichier tel quel, sans le rouvrir dans un tableur, qui abîme dates et téléphones, et notez l’heure de l’e-mail : elle sert à savoir ce qui a pu bouger depuis l’export.

• Colonnes : l’assistant associe les colonnes aux intitulés courants, en français et en anglais ; les autres s’associent à la main. Une colonne en HT n’est jamais prise pour un prix TTC sans vous le dire.
• Correspondances : chaque article, point de location, statut ou taille inconnus vous est demandé une fois, jamais ligne par ligne.
• Aperçu : avant la moindre écriture, vous voyez ce qui sera créé, ce qui manquera au parc jour par jour, l’argent déjà réglé et ce qui reste à encaisser. Les réservations commencées ou en retard attendent votre réponse et une case « J’ai vérifié ».
• Import : aucun e-mail ne part, ni aux clients ni à vous. Le rappel de la veille est coupé par défaut, parce que l’ancien outil envoie sans doute déjà le sien. Au-delà des dix premières réservations, l’écriture se poursuit sur nos serveurs, par paquets : vous pouvez changer de page, et un panneau en bas de l’écran montre l’avancement puis le bilan.

Pendant la transition : les réservations qui bougent

Entre le premier import et le jour où l’ancien outil est fermé, des clients réservent, annulent, changent de dates. Rien ne synchronise deux logiciels de location entre eux : la parade, c’est de redéposer un export de la même période, toujours sans filtre sur l’état. Rideloc reconnaît chaque réservation par son numéro de commande : il ajoute les nouvelles, déplace celles dont les dates ont changé (sur le même vélo s’il est libre, sinon sur un autre de la même taille, sinon « à affecter »), met à jour articles, montants et client, et ne crée aucun doublon.

Une réservation annulée dans le fichier vous est proposée à l’annulation, case cochée ; une réservation qui a disparu du fichier, sur la période que vous indiquez, vous est proposée case décochée : rien n’est annulé d’office. Un fichier plus ancien que le dernier importé est refusé, pour ne pas remettre en place des dates déjà corrigées. Et une règle à tenir des deux côtés : ne saisissez pas dans l’ancien logiciel les encaissements faits dans le nouveau, son prochain export les compterait comme déjà réglés.

Quand une location a lieu entièrement dans l’ancien outil — départ, retour et solde là-bas —, Rideloc ne la facture pas : une réservation reprise n’est facturée automatiquement qu’une fois prise en main dans Rideloc (départ, retour ou encaissement faits dans Rideloc, ou date à partir de laquelle vous décidez que Rideloc gère seul). Celles qui se terminent ailleurs apparaissent dans une liste « Reprises terminées sans clôture », d’où vous les terminez sans facture ni e-mail.

Ce que Rideloc ne fait pas

Il ne reprend ni votre historique, ni vos contrats, ni vos états des lieux, ni vos factures passées. Il ne reprend pas les visites guidées du module Expérience de Lokki : les vélos qu’elles utilisent ne sont pas bloqués. Une livraison n’est reprise que si l’export donne l’adresse ; sinon la réservation arrive en retrait au comptoir. Les codes promo et remises ne sont pas recalculés : le total du fichier fait foi.

Côté déclarations, Rideloc ne déclare jamais comme encaissé par lui ce que votre ancien logiciel a encaissé : le montant réglé avant la reprise n’est pas un règlement Rideloc, il n’entre ni dans votre caisse Rideloc, ni dans son chiffre d’affaires, ni dans ses clôtures. Si votre ancien outil a déjà facturé tout ou partie de la location, dites-le à l’import : la facture de solde de Rideloc le déduira, pour que la même vente ne figure pas deux fois. En cas de doute sur ce que votre ancien logiciel a facturé, voyez-le avec votre comptable.

Pour comparer les logiciels avant de choisir, voyez quel logiciel de location de vélos choisir et la page logiciel de location ; pour le contrat que vos clients signeront au départ, le modèle de contrat de location de vélo. Si vous venez de Lokki, le détail de ce qui est repris est sur migrer depuis Lokki.