Location de vélos : quels documents demander au client ?

Une touriste réserve trois vélos électriques la veille au soir. Dans l’e-mail de confirmation, elle lit « votre permis de conduire si le véhicule l’exige ». Elle n’a pas de permis sur elle, ne sait pas si un vélo électrique en demande un, et vous écrit à 23 h pour poser la question. Le lendemain matin, deux autres clients ont fait de même.

Une liste de documents recopiée d’un modèle de loueur de scooters coûte du temps des deux côtés, et elle fait douter le client au moment où il devrait seulement venir. Cet article fait le point sur ce qu’un loueur de vélos a besoin de demander au départ, ce qu’il peut laisser de côté, et comment faire en sorte que chaque client lise la liste qui correspond à ce qu’il a réservé.

Faut-il un permis pour louer un vélo électrique ?

Non, pour un vélo à assistance électrique ordinaire : l’assistance se coupe à 25 km/h, il n’exige ni permis ni immatriculation. Un « speed bike », assisté jusqu’à 45 km/h, est en revanche un cyclomoteur : il demande une immatriculation, une assurance et un permis adapté. Un loueur de VAE classiques n’a donc pas de permis à contrôler.

Le seuil qui compte est la vitesse à laquelle l’assistance se coupe, pas la présence d’un moteur. Un vélo dont l’assistance reste active au-delà de 25 km/h n’est plus un vélo au sens du code de la route. Si votre parc mêle des VAE et quelques speed bikes, c’est catégorie par catégorie que le permis se demande, jamais pour toute la boutique.

Le casque, lui, est obligatoire pour les enfants de moins de 12 ans à vélo. Ce n’est pas un document à contrôler, mais c’est une question que les familles posent avant de venir : le dire dans la confirmation leur évite un appel.

La pièce d’identité : utile, pas automatique

Pour une location de vélos, la pièce d’identité sert à rattacher le contrat à une personne : le nom saisi en ligne est-il bien celui de la personne qui part avec trois vélos à 1 500 € pièce ? Beaucoup de loueurs la regardent au comptoir sans la garder. D’autres s’en passent, parce que la caution par carte bancaire et la signature du contrat identifient déjà le client.

C’est un choix commercial, et il doit être le même partout : dans la confirmation, dans le rappel de la veille et au comptoir. Une confirmation qui annonce « pièce d’identité obligatoire » alors que l’équipe ne la regarde jamais apprend au client que la liste ne veut rien dire.

Une photocopie conservée est une donnée personnelle de plus à protéger et à effacer : si vous la regardez seulement, vous n’avez rien à stocker. Et une pièce d’identité laissée en garantie n’en est pas une : elle ne couvre pas un vélo cassé, et le client part en vacances sans papiers. La caution se prend sur une carte bancaire, en fonds bloqués d’abord, en empreinte ensuite.

La caution : dire ce qu’il faut apporter

Le document le plus souvent oublié n’est pas une pièce d’identité, c’est la carte bancaire qui doit porter la caution. Un client qui a réservé en ligne avec la carte de son conjoint arrive avec la sienne, et la caution se refait au comptoir. La liste doit donc dire : la carte utilisée pour la caution si elle est déjà posée, ou de quoi la régler, montant compris, si elle se prend sur place.

Le montant se fixe par catégorie : un cargo électrique ne se garantit pas comme un vélo de ville. Notre guide sur la garantie casse en location de vélo détaille comment une option payante peut s’articuler avec la caution.

En pratique avec Rideloc

Dans Rideloc, la confirmation, le rappel de la veille et la page de confirmation affichent la même liste « À apporter », construite à partir de ce que le client a réservé. Le permis n’y apparaît que si une catégorie réservée l’exige : d’office pour les scooters, motos, quads, voitures et jet-skis, et pour les autres catégories quand vous cochez « Permis requis » dans Parc → Catégories, avec le libellé que vous y saisissez (« Permis AM ou B »). Un client qui ne loue que des vélos ne lit jamais le mot permis.

La pièce d’identité se règle dans Marketing → E-mails, carte « Au départ, le client présente ». Coupée, elle disparaît des e-mails et de la page de confirmation, et l’assistant de départ indique qu’aucun document n’est à contrôler. La ligne caution suit l’état réel de la caution : la carte utilisée si elle est déjà posée, sinon de quoi la régler.

La page Réservation en ligne décrit le reste du parcours, et la page logiciel de location de vélos ce que Rideloc fait pour un parc de VAE. Pour le contrat lui-même, le modèle de contrat de location de vélo génère un PDF prêt à signer.

• La liste est la même dans la confirmation, le rappel et la page de confirmation.
• Le permis suit vos catégories : il n’y a pas de case à cocher pour toute la boutique.
• Les e-mails partent en français ou en anglais selon la langue du client ; le libellé de permis que vous saisissez reste tel quel.

Questions fréquentes