E-mail de confirmation de location : quoi y mettre ?

L’e-mail de confirmation est le message le plus lu de toute une location : le client le rouvre la veille pour retrouver l’adresse, le matin pour l’heure, au comptoir pour la référence. C’est aussi celui où un loueur aimerait dire ce que le logiciel ne sait pas : « sonnez à l’interphone », « casque et antivol fournis », « arrivez dix minutes avant ».

Deux tentations s’opposent. Réécrire tout l’e-mail à sa façon, au risque d’effacer une mention qui protège le loueur. Ou ne rien toucher, et répondre le soir aux mêmes questions. Cet article fait le tri entre ce que la confirmation doit porter, ce qu’elle gagne à porter, et la place d’un message à vous.

Ce que l’e-mail de confirmation doit contenir

Pour une réservation conclue à distance, la confirmation reprend sur un support durable, un e-mail par exemple, ce que le client a accepté : ce qui est loué, les dates, le prix total, la caution, les conditions d’annulation et l’identité du loueur. Le reste — adresse, pièces à apporter, mot d’accueil — n’est pas exigé, mais c’est ce qui évite les appels.

Le Code de la consommation impose au professionnel de confirmer un contrat conclu à distance sur un support durable, en y reprenant les informations données avant la commande. Une location à date fixe échappe au délai de rétractation de quatorze jours ; la confirmation, elle, reste due, et c’est elle que le client montrera en cas de désaccord.

D’où une règle simple : ce qui engage — prix, caution, annulation — reste écrit par le logiciel, à partir de la réservation réelle. Un texte libre peut l’accompagner, jamais le remplacer.

Ce qui gagne à y figurer

Les pièces à apporter, justes : une pièce d’identité si vous la regardez au comptoir, un permis seulement si le véhicule l’exige. Une liste générique qui demande un permis pour un vélo fait douter le client au mauvais moment — notre article sur les documents à demander au départ détaille ce point.

Un récapitulatif lisible : « 3 × VAE taille M » se lit mieux que trois lignes portant chacune le numéro interne d’un vélo, qui ne dit rien au client. Et une phrase de vous, courte : où sonner, quoi apporter de plus, à quelle heure arriver.

Votre message : ajouter sans retirer

Réécrire un e-mail complet a un coût caché : le modèle se fige. Le jour où le logiciel ajoute un lien d’annulation ou un bouton de signature, votre version ne le reçoit pas. Et il faut tenir chaque modèle à jour en français et en anglais, e-mail par e-mail.

Un paragraphe ajouté à un endroit fixe évite les deux écueils : la partie qui engage reste à jour toute seule, votre voix s’y ajoute. Restez factuel : ce message engage votre entreprise, comme une affiche au comptoir. N’y promettez que ce que vous faites.

• Où se garer ou sonner, l’étage, le code de l’interphone si vous le donnez déjà.
• Ce qui est fourni (casque, antivol, siège enfant) et ce qui ne l’est pas.
• Une consigne de sécurité ou d’itinéraire, avec un lien vers votre carte.
• Pas de prix, de remise ou de condition d’annulation : ils sont déjà écrits, et deux versions finiraient par se contredire.

En pratique avec Rideloc

Dans Marketing → E-mails, « Votre message » ouvre un champ par langue, français et English, pour chacun des onze e-mails envoyés à vos clients : confirmation, rappel de la veille, contrat à signer, copie du contrat signé, relance de solde, facture, remerciement après retour, confirmation d’annulation, caution à confirmer, demande d’avis et relance de panier. Dans la confirmation et le rappel, le message s’affiche sous le récapitulatif, avant « À apporter » ; dans les autres, juste avant la signature de l’e-mail. Il porte un liseré à votre couleur et « Message de » suivi du nom de votre entreprise.

Jusqu’à 600 caractères et deux liens https. Sept informations s’insèrent d’un bouton et sont remplies à l’envoi pour chaque client : prénom, référence, départ, retour, agence, adresse, téléphone. L’aperçu se met à jour pendant que vous écrivez, sur votre agence et vos premiers produits, et « M’envoyer un test » envoie l’e-mail à votre propre adresse, avec « [Test] » dans l’objet. Le message est relu à chaque envoi : une correction vaut aussi pour les e-mails encore en attente.

Les limites, franchement : l’objet et le texte de l’e-mail ne se modifient pas, seul votre paragraphe s’y ajoute. Un message laissé vide en anglais n’apparaît pas dans les e-mails anglais, sans repli sur le français. Les e-mails partent dans la langue du client, et les noms de vos produits restent tels que vous les avez saisis. La page Réservation en ligne décrit le reste du parcours, et le logiciel de location de vélos ce que Rideloc fait pour un parc de VAE ; pour le contrat lui-même, le modèle de contrat de location de vélo produit un PDF prêt à signer.

Questions fréquentes